VBAの引き継ぎ書には、何を書けばよいですか?12項目のテンプレートと解析ツールで埋めた例

VBA の引き継ぎ書には、何を書けば次の人が直せますか?

動かし方、止まったときの戻し方、読み書きするシートと外部ファイル、直してよい所。この4つが書いてあれば、次の人が直せます。Excelマクロの引き継ぎの流れでは、処理の図を作ったあとに残す文書がこれです。

このページは、引き継ぎ書に書く項目だけを扱います。全体の進め方は6段階の手順、処理の図の描き方は呼び出し関係の図にあります。

4つを3項目ずつに分けると、次の12項目になります。右の列は、架空のサンプルを解析ツールにかけたとき、その項目がどこまで埋まったかです。

一般的な引き継ぎ書のひな形は、業務の手順と連絡先が中心です。マクロの場合は、シートと外部ファイルの名前まで書かないと、名前を1つ変えた日に止まっても原因を追えません。マクロの守りの引き継ぎ書は、この12項目で書きます。

12項目のうち、解析ツールで自動で埋まるのはいくつですか?

架空の受注集計マクロで試すと、ツールの出力だけで埋まったのは12項目中4項目でした。下書きまで埋まったのが6項目、コードからは何も出なかったのが2項目です。

サンプルは、導入例(イメージ)の金属加工の会社を想定して作った受注集計マクロです。標準モジュール6つ、1,182行、プロシージャ41個で、中身はすべて架空です。

マクロの守りの解析ツールは、oletoolsのolevbaでVBAを取り出します。そのうえで自作のパーサが、入口・呼び出し・シート・ファイル・Declare文を数えます。Excelは起動せず、マクロも動かしません。このPCでは1回1.1秒ほどで終わりました。

自動で埋まった4項目のうち、入口はボタン「集計」とブックを開いたときの2か所、呼び出しは117本でした。エラー処理は18か所あり、記録はすべて「設定」シートに書かれます。

止まりやすい直書きは、シート名「4月」が3行、保存先「C:\出荷\」が1行です。動く条件の項目では、32bit用の書き方のままのDeclare文を1行見つけました。ただ、Excelの版や置き場所はコードの外にあるので、この項目は下書きまでです。数え方の要点は次の数行です(scripts/figs/handover_template.py)。

r = analyze.analyze_book(BOOK, shapes)        # olevba で取り出して数える
entries = [p for p in procs if p['entry']]    # 入口
edges = sum(len(p['calls']) for p in procs)   # 呼び出しの本数
active = grep(r'\bActiveSheet\b')             # ツールが拾えない行

限界もあります。サンプルは1冊だけで、書き方も読みやすく作りました。実物のブックでは、自動の項目にも人の確かめが要ります。

解析ツールが拾えず、人が確かめる所はどこですか?

拾えなかったのは、シートやファイルの名前が直接書かれていない行です。サンプルでは、シートで5行、外部ファイルで1件ありました。

シートの5行のうち4行は ActiveSheet(そのとき開いているシート)を使う行です。押したときに開いていたシートに書くので、どのシートかはコードから決まりません。残る1行は、前月のシート名を日付から組み立てる行でした。

外部ファイルは3件中2件を拾い、ThisWorkbook.Path(ブックと同じフォルダ)にPDFを保存する1件が漏れました。印刷する行も1行あり、プリンターの指定は引き継ぎ書に人が書きます。

使っていない処理の候補は4個出ました。どこからも呼ばれず、ボタンにも割り当てられていないものです。うち1個はコメントに「旧版、いまは印刷だけ」とあり、1個は試し用でした。

ただ、ショートカットキーや「マクロの実行」の画面から手で動かす処理は、ツールに出ません。消す前に、使う人に聞きます。設定シートの値(締め日・会社名の2項目)も、ツールは項目名を拾えますが、変えてよいかは人が決めます。

人が書く2項目は、前任者にどう聞けばよいですか?

業務と使う人、戻す手順の2項目は、コードに書かれていません。前任者がいるうちに、実際に押してもらいながら聞きます。

聞くことは次の5つです。私が聞き取るときも、この順で進めます。

1. このボタンを押すのは誰で、毎日・週1回・月末のどれか
2. 押す前と後に、手で転記や確認をしている所はあるか
3. 止まったとき、これまでどうやって業務を回したか
4. ひとつ前の版のブックは、どこに置いてあるか
5. 最近、シート名・列・保存先を変えたことはあるか

戻す手順は、マクロを使わずに同じ結果を出す手作業として書くのが確実です。前任者がもういないときは、使っている人に3番と5番を聞き、共有フォルダで旧版を探します。

動く条件は、なぜ引き継ぎ書に書き残すのですか?

PCやフォルダを替えた日に止まる原因が、コードの外にもあるからです。今動いている条件を書いておけば、止まったときに比べられます。

64bit版のOfficeでは、PtrSafeの付いていないDeclare文はコンパイルエラーになります(Microsoft Learn)。サンプルにもこの行が1つあり、32bitのPCで動いていても、64bitのPCへ替えた日に止まります。

インターネットから来たファイルのマクロは、既定でブロックされます。信頼できる場所(Trusted Location)にあるか、署名があるかで扱いが変わります。新しいOutlook for WindowsはVBAを動かしません。メールを送る処理があれば、従来のOutlookを使っていることも書きます。

引き継ぎ書の「動く条件」には、次の4つを書きます。

• Excelの版と、32bit・64bitの別
• ブックの置き場所(共有フォルダのパス)
• 信頼できる場所や署名の設定
• 使っているOutlook(従来の版・新しい版の別)

このサイトで相談するには?

マクロの守りでは、ブックの複製を解析して処理の図にし、12項目の引き継ぎ書に書き残します。解析はお客さまのPCの中で動かし、中身を外に出しません。

何をどう頼むか決まっていなくても大丈夫です。御社のやり方に合わせて、進め方を一緒に考えます。準備は要りません。無料で相談するからお送りください。