脱FAXをお願いする取引先の選び方｜FAX件数の集計と案内文の作り方

取引先はどの順番で選ぶ?

枚数を数える、並べる、声をかける順を決める、の3段階で選びます。

1. 2週間分のFAX注文を取引先別に数える

   期間:2週間/成果物:取引先別の枚数の一覧

   受信したFAXの送信元を、表計算ソフトに1枚1行で記録します。クラウドFAXを使っていれば、送信元番号の一覧を書き出せます。

2. 枚数の多い順に並べ、累計の割合を出す

   期間:半日/成果物:上位10社の割合

3. 声をかける順を決める

   期間:1日/成果物:声をかける取引先の一覧と時期

   枚数が多く、担当者と話しやすい取引先から始めます。高齢の店主が1人で注文している店は、FAXのまま受け、AI-OCRで読みます。

案内文はどう書く?

取引先にとっての利点を最初に書き、FAXも当面は受け付けること、切り替えの手間がどのくらいかを明記します。

いつもご注文ありがとうございます。○月から、Webでのご注文を受け付けます。FAXの送信や送り間違いの確認が不要になり、在庫と納期もその場で確認できます。登録は5分ほどで、操作は担当の○○がお電話でもご案内します。FAXでのご注文も、これまでどおり受け付けます。

最後の一文が大事です。FAXをやめてもらうことを前に出すと、取引先は負担を感じます。

よくある失敗は?

全取引先に一斉にお願いして反応がなく、終わってしまうのが最も多い失敗です。