Accessのレポート(帳票)は、移行後も同じ形で出せますか?PDFを重ねてずれを測った

Accessの帳票は、移行後も同じ形で出せますか?

出せます。Access引越しの実験では、請求書のレポートの位置をmmのままHTMLに写しました。文字の塊64個で測ったずれは、中央値0.41mm、最大0.60mmでした。9ポイントの文字の高さ(約3.2mm)の5分の1以下です。

帳票の移行は、Access・オフコンの引越しの中で手間がかかる工程の1つです。ただし、全部の帳票を同じ形にする必要はありません。同じ請求書を3通りのHTMLで作り、AccessのPDFと比べた結果は次のとおりです。

同じ形で再現するなら、見た目で組み直さず、Accessの設計にある位置の数字をそのまま使うことが近道です。

どの帳票を同じ形にし、どれを作り直せばよいですか?

得意先に渡す帳票と、決まった用紙に印刷する帳票は同じ形で再現します。社内でしか見ない集計や一覧は、画面の表かCSVに置き換えます。同じ形で出す帳票の数は、移行の費用が上がる条件の1つです。

帳票ごとに、次の表で見分けます。

同じ形で再現する帳票でも、書く項目は移行の前に確かめます。国税庁の案内では、適格請求書には登録番号、取引年月日、税率ごとの対価の額と適用税率、税率ごとの消費税額などを書きます。項目が足りているかは、形をまねる前に顧問税理士と見ておくと安心です。

実験では、何をどう比べたのですか?

Access引越しでは、架空の請求書をAccessのレポートで作り、PDFに書き出しました。これをHTMLで作ったPDFと重ね、同じ文字の位置の差を測りました。横は寄せの側の端(右寄せなら右端)、縦は文字が並ぶ基準の線(ベースライン)で比べています。

手順は次のとおりです。スクリプトは scripts/figs/report_reproduce.pyです。AccessとChromeの入ったWindowsなら、そのまま再現できます。

1. Access(Microsoft 365、64bit)で表とレポートを作り、DoCmd.OutputToでPDFに書き出す
2. レポートの設計から、部品ごとの位置・幅・高さ・文字の大きさ・寄せを読み出す
3. 読み出した値でHTMLを作り、Chrome(版154)の印刷機能でPDFにする
4. 2つのPDFから文字の塊を取り出し、同じ文字どうしの差をmmで出す

B版は、位置を見ずに組んだ1つの例です。作る人しだいで結果は変わりますが、目で合わせるだけでは数mm以内に収めにくいことは分かります。

位置を写しても残る0.4mmのずれは、どこから来ますか?

主な原因は、Accessが文字の周りに取る余白です。この端末で作ったテキストボックスとラベルには、上下左右とも0.53mmの余白が入っていました。HTML側は余白を0にしたため、文字が平均0.41mm上に出ました。

横のずれは、左寄せで0.19mm、右寄せで0.09mmでした。この差の中央値を、縦は全体で1つ、横は寄せごとに1つ足すと、最大0.34mmまで縮みました。この実験では、帳票1枚を1回測った値で補正できました。

実験で分かった注意点と、試していないことも書いておきます。

• クエリで並べ替えても、レポートの並べ替えを指定するまで明細が逆の順に出た
• フォントはMSゴシックだけで試した。サーバーにない書体は、Webフォントを用意する
• 改ページ、グループの小計、サブレポート、社印の画像は試していない
• 実際の用紙への印刷は、プリンターの癖が加わるので試し刷りで確かめる

作り直す帳票は、何に置き換えますか?

社内でしか見ない帳票は、画面の表とCSVの書き出しに置き換えます。表なら日付や得意先で絞り込めて、CSVならExcelで加工できます。紙が要るときも、表をブラウザから印刷できます。

私が移行の範囲を決めるときは、帳票ごとに「誰が、何のために、紙で見るか」を今の担当の方にうかがいます。月に1回しか開かない集計は、使われていないこともあります。作り直す前に、止めても困らない帳票を探しておくと、移す数がさらに減ります。

同じ形で出す帳票の数は、先にレポートの数を数えてから決めると迷いません。数え方は作った人がいないAccessの中身を数える手順にまとめています。切り替える前には、並行稼働の期間のあいだ新旧の帳票を突き合わせます。

このサイトで相談するには?

Access引越しでは、どの帳票を同じ形にするかを一緒に決めるところから始められます。何をどう頼むか決まっていなくても大丈夫です。御社のやり方に合わせて、進め方を一緒に考えます。

準備は要りません。無料で相談するからお送りください。