機械部品の商社のAccess移行の導入例(イメージ)|Access引越し

導入前の困りごと

想定では、共有フォルダーの1ファイルを5人で開いていて、書き込みの途中で接続が切れるたびに、週に一度「データベースの修復が必要」と出て、30分ほど誰も入力できない
新しく買った 64bit 版 Office の PC では起動せず、古い PC を捨てられない
作った元社員は退職していて、VBA の約3,000行を読める人がいない

ほかの頼み先と、何を比べたか

よく比べられるのは、開発会社に業務全体を作り直してもらう形と、クラウドサービスへの載せ替えです。この場面では、前者は今の台帳を移すには大きすぎ、後者は帳票の形で足りない部分が残る想定です。

受託開発で業務全体を作り直す(モデル)

要件の聞き取りと設計から入る進め方で、業務全体の作り直しは初期150万円〜(開発会社の記事の目安)。帳票の形も作り直しの範囲に入る

E社などのクラウドサービス+設定代行(モデル)

台帳は移せるが、請求書を同じレイアウトで出すには別の帳票サービスが要る。月額も利用者の数だけ続く

Access引越し

棚卸しで移す範囲を決め、帳票はお客さまに渡す8種だけを同じ形に。一式80万円〜で、最初の画面は相談した日に試作を見られる

「モデル」と書いた頼み先は、公開されている目安をもとにした例で、実在の会社ではありません。

頼み先ごとの違いを項目ごとに比べる

どんな仕組みを作ったか

Access のテーブル18・クエリ41・レポート12・VBA 約3,000行を棚卸しツールで数え、機能一覧にします。データは共有フォルダーの1ファイルではなくサーバーのデータベースに置き、5人が同時に入力しても壊れない形にしています。請求書・納品書など8種は同じレイアウトで PDF にし、社内だけの4種は一覧と CSV にします。

ここがポイント:お客さまに渡す帳票は形を変えない。社内だけの帳票は思い切って表にする。