コラム仕組みと技術

FAXの注文書をAIで受注データにする仕組み構成図・データの形・要確認のルール

• 公開 2026年10月14日
• 更新 2026年10月14日
• 事実の確認 2026年10月14日
• 書いた人 打ち込みゼロ 主宰(FAX自動化エンジニア)

FAXの注文書を受注データにする仕組みは、複合機からPDFを受け取り、AIで項目を読み取り、取引先の品名を自社の品番に引き当て、数量や納期を照合し、問題のない注文だけを販売管理へ渡す流れで作ります。人が見るのは「要確認」になった項目だけです。構成図、AIに返させるデータの形、要確認の判定ルール、販売管理へ渡すCSVの例を、私が実際に組むときの形で説明します。(2026年10月時点)

全体の流れと費用はFAX受注の自動化のページにまとめています。

この記事の要点

• FAX注文書をAIで受注データにする流れは、PDFで受け取る→AIが読む→品番に引き当てる→照合する→販売管理へ、の5段階です。
• AIには取引先・納品日・品名・数量・単位を、決めた形のデータ(JSON)で返させます。
• 要確認にするのは、AIの自信が低い項目と、照合のルールに1つでも引っかかった項目です。
• 確認画面では、読み取った値の横に原本のその部分を切り抜いて並べると、人の確認が速くなります。

FAXの注文書は、どんな流れで受注データになりますか?

複合機がFAXをPDFで転送し、AIが項目を読み取り、品番を引き当て、数量や納期を照合し、問題のない注文は販売管理へ、迷う項目だけを人へ回す、という流れです。取引先の送り方は何も変えません。

各段階で使うものと、作るときの要点をまとめます。

AIには、何を読ませて、何を返させますか?

FAXの画像を渡し、取引先・納品日・明細(品名・数量・単位)を、決めた形のデータ(JSON)で返させます。項目ごとに、読み取りにどれだけ自信があるかと、画像のどこに書いてあったかも一緒に返させるのが要点です。

自由な文章で返させると、後の処理が毎回ぶれます。形を先に決めておけば、AIの種類を入れ替えても後ろの仕組みはそのまま使えます。私が使っている形は、おおむね次のとおりです。

{
  "fax": { "received_at": "2026-10-14T07:42", "from_number": "045-331-XXXX", "pages": 1 },
  "customer": { "name_on_sheet": "居酒屋 たけ蔵", "confidence": 0.97 },
  "delivery_date": { "value": "2026-10-15", "text": "10/15(水) 朝便", "confidence": 0.95 },
  "lines": [
    { "name_on_sheet": "鶏もも肉 2kg",  "qty": 6,  "unit": "P", "confidence": 0.99, "box": [52, 300, 640, 346] },
    { "name_on_sheet": "だし醤油 1.8L", "qty": 1,  "unit": "本", "confidence": 0.64, "box": [52, 396, 640, 442],
      "note": "手書きの1か7か判別できない" }
  ],
  "remarks": "だし醤油は いつもの でお願いします"
}

box は画像の中の位置で、確認画面で原本を切り抜くのに使います。confidence はAIが自分で答える値なので、そのままでは信用しすぎないようにします。次の照合と組み合わせて使います。

「要確認」は、どうやって決めますか?

AIの自信が低い項目に加えて、照合のルールに1つでも引っかかった項目を要確認にします。AIは自信を持って間違えることがあるので、自信の値だけで決めないのが要点です。

私が最初に入れるルールの例です。数字は始めの目安で、御社の過去の注文を見て調整します。

最後の「いつもの」は、AIに任せると前回の注文を勝手に補ってしまうことがあります。書かれていない内容は、人に確かめてもらう方が安全です。品番の引き当ての点数の付け方は、品名の表記ゆれを品番に引き当てる方法で、実際の結果とあわせて説明しています。

確認画面では、何を見せればよいですか?

読み取った値の横に、原本のその部分を切り抜いて並べ、要確認の項目にだけ印を付けます。確認する人が、問題のない項目を見なくて済む形にするのが、確認時間を短くするいちばんの方法です。

画面に出す理由の文(「前回の注文は1本」など)も大事です。理由が見えると、確認する人は原本と過去の注文を探しに行かずに判断できます。

販売管理へは、どう渡しますか?

多くの販売管理には、決まった列のCSVを取り込む機能があります。その列の並びに合わせてCSVを書き出し、取り込みは今までどおり販売管理の画面で行う形が、いちばん手堅い始め方です。

受注日,得意先コード,納品日,品番,数量,単位,FAX受信ID
2026-10-14,T-0128,2026-10-15,M-2031,6,P,20261014-0742-01
2026-10-14,T-0128,2026-10-15,V-1180,12,袋,20261014-0742-01
2026-10-14,T-0128,2026-10-15,S-0412,1,本,20261014-0742-01

最後の列のFAX受信IDは、同じFAXを二重に登録しないための目印です。取引先が同じ注文書を2回送ってきたときにも気づけます。CSVの取り込み口がない場合は、スプレッドシートの受注台帳を作ってそこへ入れるところから始めます。

AIの利用料は、1枚いくらぐらいですか?

このサイトの目安では、1日40枚(月800枚ほど)で月数千円、1枚あたり数円です。使うAIの種類、画像の大きさ、1枚に書かれた行数で変わります。

利用料よりも効いてくるのは、人の確認時間です。このサイトの計算機は、手入力1枚6分が確認1.5分になる前提を初期値にしています。御社の数字での試算は効果計算機でできます。

このサイトで相談するには?

この仕組みを、御社の注文書・取引先・販売管理に合わせて作るのが、打ち込みゼロの仕事です。費用は一式30万円〜、試作は最短当日で、実際に届いたFAXを使います。まずは無料相談からどうぞ。