複合機のFAXメール転送設定受信FAXをPDFにして送る流れ、受信漏れ対策、電子帳簿保存法の注意
複合機のFAXメール転送は、多くの機種にある受信転送の機能を使い、転送先、ファイル形式、紙に印刷するかどうかを決めて設定します。機種ごとの画面は違っても、決めることと順番はほぼ共通です。この記事では、設定の流れ、転送の失敗で注文を見落とさないための確認方法、データで受け取ったFAXの電子帳簿保存法上の扱いを説明します。(2026年10月時点)
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この記事の要点
- 多くの複合機には、受信したFAXをPDFにしてメールや共有フォルダへ送る転送機能があります。
- 設定は、管理者の確認→転送先の準備→複合機の設定→試し送り→紙との併用期間、の順に進めます。
- 転送の失敗に気づけるよう、複合機の受信記録と届いたファイルの数を毎日突き合わせます。
- FAXをデータで受け取ると電子帳簿保存法の電子取引に当たるため、保存の方法も同時に決めます。
目次
複合機のFAXをメールに転送するには、何を設定しますか?
多くの複合機には、受信したFAXをPDFなどのファイルにしてメールや共有フォルダへ送る機能があります。設定では、転送先、ファイル形式、紙に印刷するかどうかの3つを中心に決めます。
機能の名前は「受信転送」「ファクス転送」など機種によって違い、画面の場所も異なります。この記事では特定の機種の操作は書かず、どのメーカーでもほぼ共通する「決めること」と「順番」を説明します。実際の操作は、取扱説明書か保守会社に確認してください。
| 設定項目 | 決めること | 迷ったときの目安 |
|---|---|---|
| 転送先 | メールか、共有フォルダか | 受注用の共有アドレスか共有フォルダ |
| ファイル形式 | PDFなど | PDF(1件1ファイル) |
| 解像度 | 標準か、高画質か | 手書きが多いなら高めに |
| 紙の印刷 | するか、しないか | 慣れるまでは印刷も併用 |
| ファイル名 | 何を含めるか | 受信日時と送信元の番号 |
| 転送に失敗したとき | どう知らせるか | 失敗したら印刷、または通知 |
設定は、どんな順番で進めますか?
管理者の確認、転送先の準備、複合機の設定、試し送り、併用期間の順に進めます。いきなり印刷を止めず、しばらく紙と並べて確かめるのが安全です。
- 複合機の管理者用パスワードと、保守会社の連絡先を確認する
- メールで送る場合は、複合機からメールを送るための設定(送信用のメールサーバー、いわゆるSMTP)ができているかを確かめる
- 受注用の共有メールアドレスか、共有フォルダを用意する
- 複合機の受信転送の機能で、転送先・ファイル形式・解像度・印刷の有無を設定する
- 別のFAXから、印字のもの、手書きのもの、複数枚のものを送って、届き方と読みやすさを確かめる
- 1〜2週間は紙の印刷も続け、紙の枚数と届いたファイルの数が合うかを毎日見比べる
手順5では、PDFを拡大して、小さな数字やかすれた線が読めるかを見ておくと、あとでAI-OCR(紙の文字を読み取るAI)につなぐときに困りません。
受信漏れを防ぐには、どうすればよいですか?
転送の失敗に気づける設定をしたうえで、複合機の受信記録と、届いたファイルの数を毎日突き合わせます。注文の見落としは、ほとんどがこの「気づかない失敗」から起きます。
転送が止まる原因として、よくあるのは次のようなものです。
- メールのパスワード変更やサーバーの設定変更で、複合機から送れなくなった
- 受信側のメールボックスが容量いっぱいになった
- 転送されたメールが迷惑メールに振り分けられた
- 共有フォルダの場所や権限が変わった
対策として、転送に失敗したら紙に印刷する設定があれば有効にし、複合機の受信記録(通信の履歴)を1日1回見る担当を決めておきます。突き合わせは、たとえば夕方に「受信記録の件数」と「その日届いたファイルの数」を比べるだけでも、ずれにはすぐ気づけます。担当者が休む日に誰が見るかも、あわせて決めておくと安心です。
もう1つ、送ってきた側への問い合わせ先を残しておくことも大切です。ファイル名や本文に送信元のFAX番号が入るようにしておけば、読めない注文書が届いたときに、どこに確認すればよいかすぐ分かります。
また、古い通信方式を使っている場合は回線の確認も必要です。NTT東日本の案内では、INSネットの「ディジタル通信モード」は2024年1月に順次終了し、切り替え後の補完策も2028年12月31日に提供終了の予定とされています。旧来のEDI(企業間の電子データ交換)やG4 FAXを使っている場合は、回線と端末を確認してください。
電子帳簿保存法では、何に注意しますか?
FAXをデータで受け取ると「電子取引」に当たるため、データのまま保存し、タイムスタンプか事務処理規程による管理が必要になります。紙で受信して紙で保存する従来のやり方は、電子取引には当たりません。
国税庁の一問一答【電子取引関係】問4では、ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機の利用が電子取引の例に挙げられています。気をつけたいのは、転送されたPDFを印刷したからといって、データを消してよいわけではない点です。
- 転送されたPDFを保存する場所を1か所に決める
- ファイル名や保存先のフォルダで、取引先・日付で探せるようにしておく
- タイムスタンプを使うか、事務処理規程(データを勝手に直したり消したりしないための社内ルール)を作るかを決める
保存の方法が自社に合っているかなど、個別の判断は税理士にご確認ください。
このサイトで相談するには?
転送の設定から、届いたPDFをAIで読み取って販売管理へ渡すところまでを、無料相談でご相談いただけます。自動化の費用は一式30万円〜で、毎月はAIの利用料の実費だけです。
よくある質問
- 転送したFAXを印刷して保存すれば、データは消してよいですか?
- 消さないでください。データで受け取ったFAXは電子取引に当たり、データのまま保存することが求められます。個別の判断は税理士にご確認ください。
- メール転送と共有フォルダ、どちらがよいですか?
- 複数人で処理するなら共有のメールアドレスか共有フォルダが向いています。AIで読み取る仕組みにつなぐ場合は、その仕組みが受け取りやすいほうを選びます。
- 自社の機種の操作手順はどこで分かりますか?
- メーカーの取扱説明書か保守会社に確認するのが確実です。機種によって機能の名前や画面が異なります。
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出典
- 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(2026年10月12日確認)
- NTT東日本 INSネット(ディジタル通信モード)の提供終了について(2026年10月12日確認)