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取引先がFAXをやめてくれないときの対処法自社で完結させる方法と、上位から順にお願いする方法

• 公開 2026年10月13日
• 更新 2026年10月13日
• 事実の確認 2026年10月13日
• 書いた人 打ち込みゼロ 主宰(FAX自動化エンジニア)

取引先がFAXをやめてくれないときは、取引先を変えようとする前に、自社の中だけでFAXを自動で読み取る仕組みを作るのが近道です。そのうえで、注文の多い取引先から1社ずつWeb受発注をお願いする二段構えにすれば、断られても仕事は止まりません。それぞれの進め方と、そのまま使える案内文の例を紹介します。(2026年10月時点)

全体の流れと費用はFAX受注の自動化のページにまとめています。

この記事の要点

• 取引先がFAXをやめてくれないときは、まず自社の中だけでFAXを自動で読み取る仕組みを作ります。
• そのうえで、注文の枚数が多い上位の取引先から1社ずつWeb受発注をお願いする二段構えにします。
• お願いの文書には相手の利点を先に書き、FAXでの注文もこれまで通り受けることをはっきり書きます。
• 取引先に何も頼まない第1段だけでも、打ち込みの時間は確認だけの時間まで減らせます。

取引先がFAXをやめてくれないとき、どうすればよいですか?

取引先を変えようとする前に、自社の中だけでFAXを自動で読み取る仕組みを作り、そのうえで注文の多い取引先から順にWeb受発注をお願いする、二段構えにします。これなら、お願いを断られても入力の手間は減らせます。

FAXでの受注は今も珍しくありません。中堅・中小企業の85.8%がアナログな手段で受注しており、その手段はFAXが37.2%、電話が16.7%という調査があります(アイル調べ)。取引先にとってFAXは慣れた方法で、社内の決まりで変えにくい場合もあります。「やめてくれない」のは、相手に悪気があるからとは限りません。

自社だけで完結させるには、どうしますか?

受信したFAXをPDFにして、AI-OCR(紙の文字を読み取るAI)に品名・数量・納期を読ませ、人は確認だけをする形にします。取引先は今まで通りFAXを送るだけです。

FAXをPDFにする方法は2つあります。1つは、今の複合機の転送機能で、受信したFAXをメールや共有フォルダに送る方法です。もう1つは、クラウドFAX(FAXをインターネット経由で受け取るサービス)に切り替える方法です。

料金の例として、クラウドFAXの03FAXは月額1,078円(税込)〜、AI-OCRのinvoxは月額3万円〜、という記事の記載があります(いずれも各社の料金を引用した記事の記載で、公式の料金ページは各自でご確認ください)。ここに挙げたのは価格の幅を知るための例で、製品のおすすめや順位ではありません。

読み取ったあとは、取引先の品名を自社の品番に引き当て、自信のない項目だけ「要確認」にして人が見ます。品番の引き当ては「受注の品番引き当てを属人化させない対応表の作り方」で説明しています。

Web受発注は、どの取引先からお願いすればよいですか?

注文の枚数が多い上位の取引先から、1社ずつお願いします。上位の数社が移ってくれるだけで、FAXの枚数は大きく減ります。

受ける側の負担感は広く共有されていて、卸売業の81%がFAX・電話の受注に限界を感じているという調査もあります(タノム・インフォマート、2026年3月)。とはいえ、お願いする順番を決めないと、話が進みません。

1. 2週間、取引先別にFAXの枚数を数える
2. 枚数の多い順に並べ、上位の数社を選ぶ
3. その中から、担当者と話しやすい取引先を1社選ぶ
4. 相手の利点(送り間違いの確認が減る、在庫や納期がその場で分かる)を先に伝えてお願いする
5. 1社目で出た質問や手間を直してから、次の取引先に広げる

Web受発注の料金は、たとえばBカートは月3,000円+1回80円という記事の記載があります(料金の対象は原典でご確認ください)。

お願いするときの案内文は、どう書けばよいですか?

相手にとっての利点を最初に書き、FAXでの注文もこれまで通り受け付けることをはっきり書きます。「FAXをやめてください」と前に出すと、相手は負担を感じやすいからです。

案内文の例です(社名は架空です)。

いつもご注文いただき、ありがとうございます。金物卸のC社(架空)でございます。 このたび、Webからもご注文いただけるようにいたしました。FAXの送信や、届いたかどうかのお電話が不要になり、在庫と納期もその場でご確認いただけます。 ご登録は数分で終わり、操作は担当の○○がお電話でもご案内いたします。 もちろん、FAXでのご注文もこれまで通り承ります。ご都合のよいほうをお使いください。

最後の一文があるかどうかで、受け取られ方が変わります。

断られたときは、どうすればよいですか?

無理に説得せず、FAXのまま受け付けて第1段の仕組みで処理します。自社の中で自動化ができていれば、断られても困ることはありません。

時間をおいて、相手の担当者が替わったときや注文の量が増えたときに、もう一度声をかける程度で十分です。お願いの記録(いつ、誰に、どんな反応だったか)を残しておくと、次に声をかける時期を決めやすくなります。断られた理由が「パソコンを使う人がいない」「先方の本部の決まり」など、相手の側で変えられないものなら、無理に追わずFAXのままで受けるほうが、関係を保てます。

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