導入前の困りごと
- 朝7時から出荷の締めまで、受注担当の2人がFAXの注文書を販売管理に打ち込んでいる
- 手書きの「1」と「7」の読み違いで、月に数件の再出荷が出る
- 締め後の追加注文が重なると、出荷に間に合わない
ほかの頼み先と、何を比べたか
最初に検討したのは、システムの入れ替えと、AI-OCRサービスの契約でした。どちらも「FAXの打ち込みをなくす」には大きすぎるか、足りない部分が残りました。
システム会社(A社)の受発注システム
初期300万円〜の見積もり。取引先にWeb発注へ切り替えてもらう前提で、個人店の多い取引先には合わなかった
AI-OCRサービス(B社)の契約
読み取りはできるが、販売管理への取り込みと品番の引き当ては別料金。月額の利用料も続く
打ち込みゼロ
今のFAXと販売管理を残し、間に「読み取って並べる仕組み」だけを足す。30万円〜で、相談したその日に試作を確認できた
どんな仕組みを作ったか
複合機のFAXをメールに転送し、AIが品名・数量・納期を読み取って受注台帳に並べます。読み取りに自信のない項目だけ色が付き、担当者が直して確定すると、販売管理に取り込むCSVができます。
ここがポイント:取引先には何もお願いしない。いつもの注文書をFAXで送ってもらうだけ。
導入の流れ
届いていたFAXで試作。読み取りと確認画面を担当者に触ってもらう
2週間分のFAXを取引先別に数え、上位の注文書15種類を決める
販売管理へのCSV取り込みと、品番の対応表を仕上げる
紙と並行して使い、読み取りにくい注文書だけ調整する
主宰のひとこと
手書きの多い取引先には、記入欄を区切った注文書を配ると、確認の手間がさらに減ります。
この導入例は、主宰が実際に仕組みを作って操作した「導入イメージ」です。みなと食品(架空)は架空の会社で、数字は想定値です。このサイトの書き方
受注の打ち込みを、御社のやり方のままAIに。
取引先はFAXのまま、今の販売管理も活かして、30万円〜で始められます。中小企業のAI導入支援として、取引先1社分からでもお受けします。今の受注の流れをうかがえば、どこまで自動にできるかをその場でお答えします。注文書をお見せいただかなくても構いません。
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