導入前の困りごと
- 取引先ごとに品名の書き方が違い、自社の品番に引き当てられるのはベテランの事務員1人だけ
- その人が休むと受注が止まり、営業が代わりに入力している
- 引き当ての間違いで、違う規格の部品を出荷したことがある
ほかの頼み先と、何を比べたか
最初に検討したのは、システムの入れ替えと、AI-OCRサービスの契約でした。どちらも「FAXの打ち込みをなくす」には大きすぎるか、足りない部分が残りました。
システム会社(A社)のEDI・受発注システム
大手の取引先には合うが、中小の取引先はFAXのまま残る。費用は250万円〜
AI-OCRサービス(B社)の契約
文字は読めても、品番の引き当ては自社で作り込む必要があった
打ち込みゼロ
過去の受注データから対応表を作り、AIの読み取りとつなげる。対応表づくりを含めて40万円〜
どんな仕組みを作ったか
過去の受注から「取引先の品名 → 自社の品番」の対応表を作り、AIが読み取った品名を品番に変換します。候補が2つ以上あるときだけ選んでもらい、選んだ結果は対応表に覚えさせます。
ここがポイント:ベテランの頭の中にあった対応を、表として会社に残せる。
導入の流れ
実際のFAXで試作。候補が複数のときの選び方を事務員と決める
過去1年分の受注データから、取引先の品名と自社品番の対応表を作る
販売管理への取り込みと、新しい品名を覚える仕組みを仕上げる
主宰のひとこと
対応表は使うほど育ちます。新しい品名を人が1回選べば、次からはAIが自動で引き当てます。
この導入例は、主宰が実際に仕組みを作って操作した「導入イメージ」です。北辰機工(架空)は架空の会社で、数字は想定値です。このサイトの書き方
受注の打ち込みを、御社のやり方のままAIに。
取引先はFAXのまま、今の販売管理も活かして、30万円〜で始められます。中小企業のAI導入支援として、取引先1社分からでもお受けします。今の受注の流れをうかがえば、どこまで自動にできるかをその場でお答えします。注文書をお見せいただかなくても構いません。
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