導入前の困りごと
- 単価を改定しても、いつ・誰が・いくらから変えたかが残らず、取引先からの問い合わせに答えにくい
- 帳票の形が合わず、毎回Excelに書き出してから直している
- 単価の履歴の列をExcelに足してきたが、改定のたびに列が増えて、どれが最新か分からない
- 同じ取引先の情報が、Excelの2つのファイルで別々に更新されている
単価の履歴の残し方を3通りで比べる
単価の改定の履歴は、どこに残すかで、あとから調べやすさが変わります。Excelの履歴の列、改定ごとに行を足す別シート、アプリの3つの持ち方を比べます。
Excelの台帳に履歴の列を足す
取引先の行に「改定前の単価」「改定日」の列を足す持ち方です。1回の改定は残せますが、2回目の改定で前の履歴が上書きされやすく、誰が変えたかは残りません
改定ごとに1行を足す別シート
改定を1回1行で足していけば、履歴をたどれます。ただし改定日や担当者の書き忘れに気づけません。社内のサーバーの共有フォルダで25人が使うと、後から開いた人は読み取り専用になることがあります
あつらえアプリ
単価を変えるたびに、前の単価・変えた日・変えた人を自動で1行残し、取引先ごとに履歴をたどれる形にします。帳票は今の形のPDFで出し、基幹システムへはCSVで渡します。一式80万円〜で、人数で増える利用料はありません。毎月はサーバー代の実費です
どんな仕組みにするか
今のExcelから取引先と単価のデータを点検して整え、同じ項目の自社専用のアプリに移します。単価を変えるたびに、前の単価・変えた日・変えた人を残し、取引先ごとに改定の履歴をたどれる形にします。帳票は社内で使っている形のPDFで出し、基幹システムが読めるCSVも同じ画面から書き出せます。
ここがポイント:単価の改定の履歴が1か所に残ります。人が増えても人数分の利用料は増えず、データとソースコードは自社のものになります。
導入の流れ
今のExcelの取引先と単価で、一覧と検索を試作
帳票のPDFとCSVの書き出しを足し、事務の3人から使い始める
営業と事務の25人に広げ、Excelに残っていた単価を1つにまとめる
主宰のひとこと
基幹システムや会計ソフトとのつなぎ込みが増えるほど、費用が上がります。
使い始めたあとは、取引先ごとの売上の集計や単価の改定の連絡にも同じ考え方で広げられます。
この導入例は、主宰が実際に仕組みを作って操作した「導入イメージ」です。みなと食品(架空)は架空の会社で、数字は想定値です。このサイトの書き方
Excelや紙の台帳を、御社のやり方のまま業務アプリに。
中小企業のAI導入支援として、台帳1つからでもお受けします。何をどう頼むか決まっていなくても、お気軽にご相談ください。御社のやり方に合わせて、進め方を一緒に考えます。
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