冷凍庫の奥の期限切れを、入荷の読み取りと30日前の知らせで防ぐ

導入前の困りごと

• 冷凍庫の奥で賞味期限の切れた原料が見つかり、廃棄と欠品が交互に起きがち
• ロットと期限は紙の台帳で、どの棚にどの日付の箱があるかを探して確かめている
• 月末の棚卸は3つの庫を3人で数えて半日かかり、そのあとExcelへの転記と照合にも時間を取られる

ほかの頼み先と、何を比べるか

比べる相手は、クラウドの在庫管理サービスなど、同じ条件で選べるほかの方法です。金額は各社の公式の料金ページの値(税抜、2026年10月16日に確認)で、社名は伏せています。保守とサーバーの実費まで含めた5年の総額は、下の計算機でそろえて比べています。

頼み先の比較(A社・B社・S社) 導入例と同じ条件の5年総額

どんな仕組みを作るか

入荷した箱のラベルに書かれたロット番号と賞味期限をスマホで記録し、置いた棚を選びます。出庫のときは、同じ品目のうち期限の近い箱の棚が先に出ます。期限の30日前になると一覧に印が付き、担当者に知らせが届きます。月末は棚卸の画面で、庫と棚の順に数を入れていきます。

ここがポイント:期限の近い箱がどの棚にあるかが、出庫のその場で分かる。

記録の行き先:ロット・期限つきの在庫一覧 → 月末の棚卸表(Excelに書き出し)

在庫てちょう 導入イメージ

在庫てちょう 導入イメージ

在庫てちょう 導入イメージ

在庫てちょう 導入イメージ

冷凍庫のラベルの付け方と、期限の読み違い(想定)

食品の原材料では、箱に仕入先のバーコードが付いていても、入っているのは品目コードだけでロットや賞味期限は入っていないことがよくあります。そこで、入荷のときに仕入先のラベルを読み、ロット番号と賞味期限を画面に入れてから、自社のQRラベルを1枚印刷して箱に貼る手順を想定しています。以後の出庫と棚卸は、この自社のQRを読むだけです。冷凍庫の中は霜でラベルが読みにくくなるので、棚の側にもQRを貼り、箱のラベルが読めなくても棚から引けるようにします。

つまずきやすいのは、期限の入れ間違いです。年月日の並びが仕入先ごとに違うため、日付を選んだあとに「残り181日」のように日数を大きく出し、箱のラベルと見比べる画面にします。もう一つは、同じ箱に違うロットが混ざったときです。箱を開けて足したときは、足した分を別のロットとして読み取る決まりにします。

棚卸は、月末と決算期末で手順が違います。月末は、帳簿と差の出た品目だけを数え直します。決算期末の実地棚卸は、全品を数えます。期限の30日前に出る印は、使い切る段取りを組むためのもので、捨てる日を決めるものではありません。保存の記録の決まりは食品の種類で違うので、御社の扱う食品に合わせて項目を決めます。

もう一つのつまずきは、解凍して使い切れなかった分を冷凍庫に戻すときです。一度出した箱は、戻した時刻と戻した理由を入れてから棚に置く決まりにして、画面でも通常の箱と分けて表示します。分けておかないと、凍っていた箱と戻した箱が同じ期限に見え、先入れ先出しの順が崩れます。小分けで使う原料は、使った分の重さを読み取りの画面に入れる形を想定しています。残りが少なくなると棚の表示が変わるので、数え直しを待たずに次の発注を考えられます。

導入の流れ(想定)

1. 今の台帳の品目で、入荷と出庫の画面を試作

   当日

2. ロット番号と期限の読み方を決め、冷凍庫1つで使い始める

   1〜2週目

3. 残りの庫と資材に広げ、期限の知らせの日数を品目ごとに決める

   3〜4週目

4. 月末の棚卸を画面で行い、紙の台帳と並べて数が合うか確かめる

   5週目〜

主宰のひとこと

仕入先ごとに賞味期限の書き方が違う箱は、最初は画面で日付を選ぶ形にし、よく入る形から読み取りに足していきます。