在庫管理のExcel脱却|スマホで読み取り、帳簿と実在庫を合わせる

在庫管理のExcel脱却とは?

Excelと目視で数えている在庫の管理を、スマホの読み取りと同時に在庫数が変わる仕組みへ移すことです。

Excelの在庫表は、数えた数や出した数を人があとで打ち込むので、打ち込むまでの間は帳簿と棚の数がずれます。読み取りの仕組みに移すと、入荷・出庫・移動のたびに箱や棚のバーコードかQRを読み取り、その場で数が変わります。ロット番号・賞味期限・置いた棚も同じ画面で残します。

移る先は、今の販売管理・会計ソフトの在庫機能、クラウドの在庫管理サービス、倉庫管理システム(WMS)、C社やD社などで自分で組む方法、自社専用アプリです。すでに販売管理ソフトを使っているなら、その在庫機能で足りるかを最初に確かめます。違いは在庫管理の方式の比較にまとめています。

Excelの在庫管理のメリットと限界は?

メリットは、費用がかからず、今日から自分たちの列で作れることです。限界は、打ち込むまで帳簿と棚の数がずれることと、複数人の同時の更新や期限の管理が人の注意に頼ることです。

メリットは3つです。すでに使っているので追加の費用がかからない。列や計算を自分たちの言葉で作れる。紙やほかの帳票とコピーでやりとりできる。入力する人が1〜2人で品目が数百までなら、これで十分に回ります。

限界は4つです。数えてから打ち込むまでの間、帳簿と棚の数がずれる。共有フォルダでは先に開いた人以外が読み取り専用になり、打ち直しが出る。ロットや賞味期限の近い順を人の記憶で守ることになる。差が出たとき、誰がいつ直したかを追いにくい。どの線から移るかは、次の節の表に数字つきで示します。

限界を数字にすると、次のとおりです。いずれも条件のある試算や調査で、式と前提は各記事に公開しています。

• 打ち込み:紙に数えた数をExcelへ転記する1品目は約7.46秒(操作の分解、キー1回0.28秒・考える1回1.35秒)で、200品目なら約25分です。スマホで読み取る試作は、転記が0回で現場の記録が約15分でした(棚卸の時間の記事)。
• 記録漏れ:入出庫1件の漏れが1%でも、1品目に月20件の出入りがあれば、月末に約18%の品目が帳簿と合わなくなります(300品目のシミュレーション、200回の平均。差異の原因の記事)。
• 実態:倉庫の在庫管理の担当者・経営者・役員189人の調査では、主な方法がExcelか紙の人は39.8%(約75人)で、95%区間は33.0〜46.8%です。発表元は在庫管理システムを売る会社で、2022年の調査です(調査の読み直し)。

Excelのままでよいのは、どこまで?

共有フォルダのExcelで、入力する人が1〜2人・品目数百まで・ロットや期限を追わない、の3つを満たすうちはExcelのままでも回ります。どれかを超えたら移ることを考える目安です(下の試算の前提つき)。Microsoft 365の共同編集なら、人数より、同じ品目の食い違いと履歴を追えないことを目安にします。

目安の数字は、主宰が次の前提で計算した参考です。実際の回数は会社ごとに違うので、判定表の数字は「この前提ならこうなる」と読んでください。

• 同時に開いてしまう回数。共有フォルダのExcelを、1人が1日10回・1回3分開いて更新し、先に開いた人がいると後の人は読み取り専用になる運用とします。8時間の中で開く時刻がばらばらだとすると、ほかの人とぶつかる回数は1日に、2人で約1.2回、3人で約3.5回、5人で約11回です。ぶつかるたびに、開けた人が閉じるのを待つか、あとで同じ数を打ち直すことになります。「3人」は、この回数が毎日数回になり始める人数として置いた線です。
• 紙から打ち込む時間。紙に数えた数をExcelへ打ち込む1品目を、操作の分解(Keystroke-Level Model。キー1回0.28秒、考える1回1.35秒)で数えると約7.5秒です。200品目で約25分、1,000品目で約2時間、3,000品目で約6時間になります。

開く回数を変えると、ぶつかる回数は次のように動きます(同じ計算、1回3分)。

更新が1日5回なら、3人でも1日1回に届きません。20回なら2人でも毎日数回ぶつかります。人数の線は更新の回数で動くので、自社でぶつかったり、あとで打ち直したりが週に何度あるかを見るのが確かです。

品目の数は、打ち込みにかかる時間で考えます。200品目なら約25分、500品目で約1時間、1,000品目で約2時間です。数百までは月1回の棚卸の転記でも収まり、300〜1,000品目の間は、その約1時間を棚卸のたびに取れるかで決めます(500品目を月1回なら年に約12時間)。1,000を超えると、打ち込みだけで半日近くになる月が出てきます。

Excelそのものの上限(1枚のシートは1,048,576行まで)に届く会社はまずありません。限界は量ではなく、同時に更新する人の数と、打ち込むまでのずれです。

Microsoft 365(OneDriveやSharePoint)の共同編集で開いているなら、読み取り専用でぶつかることはなく、上の「3人」の目安は当てはまりません。代わりに次の2つが出てきたら移る目安です。同じ品目の数を2人が別々に直して食い違う。差の出た品目を、誰がいつ直したかを追えない。

Excelをやめると、何が変わる?

入出庫の記録がその場で済み、棚卸の転記がなくなり、期限の近い物から出せて、帳簿と棚の差の理由をたどれるようになります。毎月の棚卸は差の出た品目の数え直しが中心になり、決算期末は全品を数えます。

• 入出庫は、読み取ったその場で数が変わるので、打ち込み忘れがなくなります。
• 棚卸では、数えた数がそのまま記録になり、紙からの転記がなくなります。物を数える時間は変わりません。毎月の棚卸で数え直すのは帳簿と違う品目だけで、決算期末の実地棚卸では全品を数えます(棚卸は何分かかる?)。数える周期は、年1回の一斉と月次・週次の循環で、記録漏れが見つかるまでの日数が約182日・38日・10日と変わります(循環棚卸は何日ごとに数える?)。
• 期限の近い物から出せます。同じ品目のうち期限の近い箱の棚を先に示し、期限の前に知らせます。守る・守らないの差は冷凍庫の在庫で先入れ先出しが守れないと、廃棄はどれだけ増えるかで計算しています。
• 差異の理由をたどれます。差の出た品目を、入出庫の記録の日付順にたどれます。原因の切り分けは在庫が帳簿と合わないのはなぜ?。

クラウドの在庫管理と自社専用アプリ、どう選ぶ?

製品の画面と項目に業務を合わせられ、入力する人も少ないなら、クラウドのサービスが早道です。製品に収まらない置き方や呼び方があるなら、自社専用アプリを選びます。

クラウドのサービスは申し込めばすぐ試せて、機能の更新とサポートが月額に含まれます。自社専用アプリは、車ごとの在庫や独自の棚の決まりなどに合わせて作れ、人数で月額が増えません。6つの方式の表は在庫管理の方式の比較、相手ごとの違いは頼み先の比較にあります。生成AIに作らせて自分で運用する場合の検査結果は、在庫管理アプリを生成AIで自作するとに書きました。

5年でいくらかかる?

自社専用アプリは一式30万円〜にサーバーの実費(月750円〜)と任意の保守を足した額で、クラウドのサービスは入力する人数とプランで決まります。

導入例(イメージ)と同じ3つの条件で、A社・B社の公開料金と比べた5年の総額は5年総額の計算機にまとめています。人数とプランを変えて、自社の条件でも計算できます。一式の金額が上がる理由は、品目と保管場所の数、ロット・期限の管理の有無、販売管理や発注とのつなぎ込みの3つです(在庫管理アプリの費用)。

どう進める?

相談のあと、試作は最短当日、倉庫1か所・よく動く品目から最短その週に使い始め、保管場所と品目を数週間かけて広げます。

1. 無料で相談し、今の在庫表で試作する

   期間:最短当日/成果物:今のExcelの在庫表を読み込んだ在庫一覧と、スマホの読み取りの画面

2. 倉庫1か所・よく動く品目で使い始める

   期間:最短その週から/成果物:品目と棚のQRラベル・入出庫の記録・手順書

3. 保管場所と項目を広げる

   期間:数週間/成果物:残りの保管場所・ロットと期限・棚卸の画面・販売管理とのCSV

今のExcelの在庫表から始める手順は在庫管理アプリの使い始め方にあります。

よくある失敗と、避け方は?

よくある失敗は4つです。全品目にラベルを貼り終えるまで始めない。読み取りを忘れて帳簿がずれる。紙と画面の二重の記録が続く。冷凍庫や圏外の現場で記録が後回しになる。

在庫の記録で関わる法令は?

塗料・シンナー・灯油は消防法の指定数量の倍数、薬局が仕入れた医療用医薬品はロット番号と使用の期限の記録、決算では在庫の評価の方法が関わります。

当てはまらない場合:指定数量未満の危険物の貯蔵・取り扱いの基準は、消防法第9条の4により市町村の条例で決まります。どの量から届出が要るかは、所轄の消防署で確かめてください。医薬品の記録のロット番号と使用の期限は、医療用医薬品の場合に限られます(体外診断用の医薬品を除く)。在庫の評価の方法を選ぶ・変えるときは、顧問の税理士に確かめてください。アプリの表示は記録と計算の補助で、法令の判断を代わりにするものではありません。

業種ごとに、在庫の困りごとはどう違う?

食品は期限、設備工事は車に積んだ部材、薬局や医療は保存の記録で、困る所が違います。同じ「Excelで数えている」でも、先に直す所は業種で変わります。

• 食品加工・冷凍庫:冷凍庫の奥で期限切れが見つかる、先入れ先出しが守れない。ロットと賞味期限を入荷のときに記録します。詳しくは冷凍庫の先入れ先出し、賞味期限とロットのスマホ記録。
• 設備工事・車載:車ごとに何を積んでいるか分からず、現場から取りに戻る。車を保管場所として扱います。詳しくは車載在庫の見える化。
• 薬局・医療:注射薬や試薬の期限切れと欠品が交互に起きる。保存が決められた記録の期間も関わります。詳しくは薬局のロットと期限の記録。

発注点・安全在庫や需要予測、出荷の検品、金型のショット数、ロットの回収の紐付けは、それぞれ別の分野で扱います。

導入例(イメージ):どのくらい変わるか

設備工事の車載在庫、食品加工のロットと期限、2拠点の部品の3つの場面で、主宰が作って操作した画面を導入例(イメージ)にしています。想定の変化は各ページにあります。

• 設備工事(空調・給排水):6台の工事車両の積み荷が、朝のスマホ1画面で分かる(導入イメージ。社員12人・工事車両6台・部材約300品目、一式30万円〜)
• 水産・惣菜の食品加工:冷凍庫の奥の期限切れを、入荷の読み取りと30日前の知らせで防ぐ(導入イメージ。社員30人・原材料と資材約400品目・冷蔵と冷凍の庫3か所、一式50万円〜)
• 機械部品の卸と小さな加工:3人が上書きし合っていたExcelの在庫表を、2拠点で同じ数にする(導入イメージ。社員60人・約3,000品目・2拠点・塗料とシンナーを保管、一式80万円〜)

この分野で詳しく書いていること

費用・方式の比較・使い始め方・用語・計算機のページで、この柱で短く答えた質問を詳しく扱っています。

• 分野の入口Excel脱却ガイド(このページ)

  在庫管理をExcelからやめる目安を、入力する人数と品目数の試算で示します。クラウドの在庫管理・倉庫管理システム・自社専用アプリの選び方、5年の費用、進め方、危険物や医薬品の記録の決まりまで。

• 費用・相場在庫管理アプリの費用|一式30万円〜、上がる3つの理由と毎月の実費

  自社専用の在庫管理アプリの費用は一式30万円〜で、品目と保管場所の数、ロット・期限、販売管理とのつなぎ込みで上がります。クラウドの在庫管理の公開料金と、毎月かかる実費も並べました。

• 方式比較在庫管理の方法の比較|販売管理の在庫機能・Excel・クラウド・倉庫管理システム・自分で組む・自社専用アプリ

  在庫管理の方法を6つ比べます。今の販売管理ソフトの在庫機能、Excel、クラウドの在庫管理、倉庫管理システム、C社やD社で組む、自社専用アプリ。公開料金とロット・期限の扱いを表にしました。

• 手順在庫管理アプリの使い始め方|Excelの在庫表から最初の棚卸までの5段階

  Excelの在庫表から在庫管理アプリを使い始めるまでを5段階で説明します。品目と保管場所の整理、表の読み込み、ラベル、最初の棚卸、紙をやめる日。倉庫1か所なら最短その週から使えます。

• 用語ロット管理とは|在庫アプリで記録する項目と、先入れ先出し・期限との関係

  ロット管理とは、同じ条件で作られた単位(ロット)ごとに、在庫の数・期限・入出庫を分けて記録することです。記録する項目、先入れ先出しとの関係、薬局の医薬品の記録の決まりまで説明します。

• 計算機在庫管理システムの5年総額の計算機|クラウドの公開料金と自社専用アプリを比べる

  入力する人数とプランを選ぶと、クラウドの在庫管理2社の公開料金と、自社専用アプリ(一式+保守+サーバーの実費)の5年の総額が出ます。計算式と、導入例と同じ3つの条件の結果も載せています。

• サービス在庫管理アプリを頼むには|作るもの・進め方と、自作との違い

  在庫管理アプリの開発を頼むときに、在庫てちょうが作る自社専用アプリの中身、試作は最短当日からの進め方、費用は一式30万円〜、自分で作る場合と比べて残る手間をまとめています。

よくある質問

在庫管理は、いつExcelをやめるべき?

共有フォルダのExcelなら、入力する人が3人以上、品目が1,000超、ロットや期限を追う、のどれかが移る目安です。Microsoft 365の共同編集なら、同じ品目の数が食い違う、誰が直したか追えない、のどちらかが目安です。

数字の前提は判定表にあります。

Excelから在庫管理アプリへ移すと、いくらかかる?

自社専用アプリは一式30万円〜で、ほかにサーバーの実費(月750円〜)がかかります。保守契約は任意です。

内訳は在庫管理アプリの費用にあります。

Excelの在庫表は、そのまま移せる?

移せます。列の名前と並びのまま読み込み、結合したセルや数と単位が同じセルにある書き方は、移すときに直します。

崩れやすい書き方はExcelの在庫表をそのまま読み込んで移す手順にまとめています。

専用のハンディ端末は要る?

多くの会社では要りません。スマホのカメラでバーコードとQRを読み取ります。読み取りが1日中続く庫や、冷凍庫の中・手袋のままで読む現場には、ハンディの読み取り機を勧めます。

バーコードのない部材はどうする?

自社のQRラベルを印刷して貼ります。品目と保管場所のラベルを作れば、メーカーのバーコードがない物も同じ手順で読めます。

作り方はバーコードのない部品・端材に自社のQRラベルを付けるにはにあります。

発注点や需要予測もできる?

このサイトでは在庫の記録と見える化を扱います。記録がたまれば発注点の計算へ広げられるので、ご相談ください。