ロット管理とは|在庫アプリで記録する項目と、先入れ先出し・期限との関係

ロット管理とは?

同じ条件で作られたまとまり(ロット)ごとに、在庫の数・期限・入出庫を分けて記録することです。

品目ごとの在庫は「えび1kgが40箱」としか分かりません。ロットごとに分けると「L-0912の20箱は2027年3月末まで、L-1003の20箱は2027年4月末まで」と分かり、どちらを先に出すか、問題が出たときにどの箱かをたどれます。

在庫アプリでは、何を記録する?

品目・ロット番号・賞味期限か使用の期限・数量・入荷日・置いた場所の6つが基本で、出庫のたびにどのロットから出したかを残します。

ロット番号と期限は、箱のラベルのバーコードに入っていれば読み取り、文字だけのときは画面で選ぶか入力します。期限の書き方が仕入先ごとに違う場合は、よく入る形から読み取りに足します。

先入れ先出しと、どう関係する?

期限の近いロットから出す決まりを守るには、ロットごとの期限と置き場所が分かっている必要があります。ロット管理はその前提です。

出庫の画面で、同じ品目のうち期限の近いロットの棚を先に示せば、奥の古い箱を探す手間がなくなります。守る・守らないで廃棄がどれだけ変わるかは冷凍庫の在庫で先入れ先出しが守れないと、廃棄はどれだけ増えるかで計算しています。決算の在庫の評価に使う「先入先出法」とは別の話です。

ロット番号の記録が法令で決まっているのは?

薬局は、医療用医薬品(体外診断用の医薬品を除く)の購入・譲受や販売・授与のときに、ロット番号と使用の期限を書面に記載し、3年間保存します。

定めは、薬機法の施行規則の第14条第1項・第4項です。品名・数量・年月日・相手方なども同じ書面に記載します。くわしくは薬局の医薬品の記録にまとめています。食品のロットの記録や、原料と製品のロットをつなぐ回収の仕組みは、業種と納め先の決まりで変わるため、ここでは扱いません。

よくある質問

ロット番号がない品目はどうする?

入荷日をロットの代わりにします。同じ日に入った箱を1つのまとまりとして記録すれば、古い順に出せます。

全品目をロットで管理すべき?

期限のある品目や、問題が出たときにたどりたい品目だけで十分です。ほかの品目は品目ごとの数だけで記録します。

Excelでもロット管理はできる?

できますが、出庫のたびにどのロットから出したかを書く行が増え、入力する人が多いと食い違いやすくなります。