結論:使い始めるまでの5段階
品目と保管場所を決める→今の表を読み込む→よく動く品目からラベルを貼る→最初の棚卸で数を合わせる→紙をやめる日を決める、の5段階です。
品目と保管場所を決める
今の在庫表を読み込む
よく動く品目からラベルを貼る
最初の棚卸で数を合わせる
紙をやめる日を決める
品目と保管場所は、どこまで細かく決める?
品目は「数える単位」で1行、保管場所は「人が探しに行く単位」で1つにします。最初から細かくしすぎないのが続けるこつです。
同じ品目でも、箱とバラで数えるなら単位を1つに決めます。保管場所は、倉庫・庫・棚の列くらいから始め、探す時間が長い所だけ棚の段まで分けます。車や現場に置く在庫も、1つの保管場所として登録します。
今のExcelの在庫表は、どう読み込む?
列の名前と並びのまま読み込み、結合したセル、数と単位が同じセルにある書き方、色だけで分けた行などを、移すときに直します。
読み込んだあと、直した行の一覧をお見せし、元の表と行数・合計の数が合うことを確かめます。崩れやすい書き方の一覧はExcelの在庫表をそのまま読み込んで移す手順にまとめています。
ラベルは、どの品目から貼る?
入出庫の多い品目と棚から貼ります。メーカーのバーコード(JANなど)がある物はそのまま読み、ない物に自社のQRラベルを貼ります。
全品目に貼り終えるのを待たずに使い始めます。紙から打ち込む時間の試算(1品目約7.5秒)で考えると、よく動く上位の品目から読み取りに移すほど、早く手間が減ります。作り方は自社のQRラベルを付けるにはにあります。
最初の棚卸は、いつ行う?
読み取りの記録を始める日の前日か当日の朝に、ラベルを貼った品目だけを数えて、アプリの在庫の出発点にします。
出発点の数がずれていると、あとの記録が正しくても帳簿は合いません。最初の1か月は、週に一度、よく動く品目だけ数え直して差を確かめます。差の原因の切り分け方は在庫が帳簿と合わないのはなぜ?にまとめています。
紙の台帳は、いつやめる?
最初の月末の棚卸で、アプリの数と棚の数が合ったらやめる、と始める前に決めておきます。
紙とアプリを並べて記録する期間が長いと、どちらが正しいか分からなくなります。アプリが止まったときだけ紙に書き、あとでまとめて入れる手順を残しておけば、紙の台帳は要りません。
よくある質問
- 準備しておくものはある?
- ありません。今の在庫表があれば試作に使えますが、無くても相談はできます。
- 使い始めの日は、何人で始める?
- 倉庫の担当者1〜2人から始め、読み取りに慣れてから入力する人を増やすと、手順が定着しやすくなります。
- 途中で品目の分け方を変えられる?
- 変えられます。使いながら、単位や保管場所の分け方を直します。
在庫の記録を、御社の棚と呼び方のままアプリに。
倉庫1か所・よく動く品目からでもお受けします。何をどう頼むか決まっていなくても大丈夫です。御社のやり方に合わせて、進め方を一緒に考えます。準備は要りません。
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