3人が上書きし合っていたExcelの在庫表を、2拠点で同じ数にする

導入前の困りごと

• 共有フォルダのExcelの在庫表を3人が更新し、先に開いた人がいると読み取り専用になって、あとで打ち直しがち
• 本社と第2工場で同じ部品を別々に数えていて、合わせた数がすぐに分からない
• 塗料とシンナーの保管量を、消防法の指定数量と比べて確かめるのが手計算

ほかの頼み先と、何を比べるか

比べる相手は、クラウドの在庫管理サービスなど、同じ条件で選べるほかの方法です。金額は各社の公式の料金ページの値(税抜、2026年10月16日に確認)で、社名は伏せています。保守とサーバーの実費まで含めた5年の総額は、下の計算機でそろえて比べています。

頼み先の比較(A社・B社・S社) 導入例と同じ条件の5年総額

どんな仕組みを作るか

今の在庫表を列の名前と並びのまま読み込み、品目コードのない部品には自社のQRラベルを作ります。入出庫は拠点ごとにスマホで記録し、2拠点を合わせた在庫と拠点ごとの在庫を同じ画面で見られます。販売管理からは出荷のCSVを毎日取り込み、塗料とシンナーは品名ごとの指定数量で割った倍数の合計を表示します。

ここがポイント:指定数量の倍数の合計が1に近づく前に、保管の量を見直せる。

記録の行き先:2拠点の在庫一覧 → 販売管理(CSV)・危険物の倍数の表

在庫てちょう 導入イメージ

在庫てちょう 導入イメージ

在庫てちょう 導入イメージ

在庫てちょう 導入イメージ

2拠点の移動と、Excelの読み込みの手順(想定)

この導入例の山は、最初のデータ移行です。3人が別々に直してきたExcelは、品目の呼び方が揺れ、同じ部品が2行にあることがあります。読み込みの前に、品目コードの重複と、数と単位が同じセルに入った行を一覧にして、御社で直す所と取り込み側で直す所に分けます。直し終えた表を読み込み、棚卸で数えた数と合うかを拠点ごとに確かめてから、使い始めます。

拠点間の移動は、出庫と入庫の2回に分けて記録します。大阪から出して届くまでの間は「移動中」の置き場所に入れるので、どちらの拠点の在庫にも入らず、数が二重になりません。着いたら受け入れの読み取りをして、移動中から拠点の棚へ移します。

塗料とシンナーは、品目ごとに指定数量が決まっていて、保管している量を指定数量で割った倍数を足し合わせます。画面は拠点ごとの合計を出し、1に近づくと色が変わります。倍数の考え方は指定数量の記事にあります。棚卸は、拠点ごとに日をずらして行い、販売管理には出荷のCSVを毎日取り込んで、出庫の記録と突き合わせます。

想定しているつまずきは、同じ品目が2拠点の間を移動している最中に、どちらかの拠点で出荷の注文が入る場合です。移動中の数は出荷に回せないように、画面の「出せる数」には入れません。大阪で受けた注文に、東京から移動中の在庫を当てたくなる場面でも、着いて受け入れの読み取りが済むまで待つ決まりにします。急ぐ注文は、移動中の一覧から「到着予定」を見て、受け入れを先に済ませる担当を決めておきます。受け入れが遅れると出せる数が少なく見えるので、受け入れは入荷と同じ日のうちに済ませる手順を、手順書の最初のほうに書きます。

導入の流れ(想定)

1. 今のExcelの在庫表を読み込んで試作

   当日

2. 書き方の崩れた列を直して全品目を移し、本社で使い始める

   1〜3週目

3. 第2工場に広げ、販売管理とのCSVを毎日の取り込みにする

   4〜6週目

4. 塗料とシンナーの品名と指定数量を品目に入れ、倍数の表示を確かめる

   7週目〜

主宰のひとこと

指定数量の倍数は保管量を知るための表示です。許可や届出が要るかどうかは、所轄の消防署で確かめてください。指定数量未満の扱いは市町村の条例で決まります。