コラムやり方・手順

賞味期限とロットをスマホで記録し始めるには入荷1件の手数と、期限の入れ方ごとの誤り方

• 公開 2026年10月16日
• 最新の確認 2026年10月17日
• 書いた人 在庫てちょう 主宰(元AIエンジニア)

賞味期限とロットをスマホで記録すると、入荷1件の操作は、期限とロットを手で入れれば26回、ラベルを撮影して読めば8回です。紙台帳は手書き31文字、Excelはキー42回でした(在庫てちょう主宰の試算)。手数の差は期限の入れ方で決まります。始める手順は、品目にコードを付ける、入荷時にロットと期限を入れる、出庫で期限の近い順を出す、期限の前に知らせる、の4段です(2026年10月時点)。

全体の流れと費用は在庫管理のExcel脱却のページにまとめています。

要点

• 賞味期限・ロットつきの入荷1件は、紙台帳で手書き31文字、Excelでキー42回、スマホで期限とロットを撮影して読めば8回の操作です(試算)。
• スマホでも期限とロットを手で入れると26回で、手数の差は期限とロットの入れ方で決まります。
• 期限8桁の1桁の打ち間違い72通りのうち、日付の検査で止まらないのは21通り、品目ごとの残り日数で検査すると14通りでした(試作)。
• カレンダーで隣のマスを押す誤りは、検査では1つも止まらないため、選んだあとに残り日数を表示して目で確かめます。

賞味期限とロットをスマホで記録すると、入荷1件の手数はどれだけ変わりますか?

賞味期限とロットつきの入荷1件を記録する操作は、紙台帳で手書き31文字、Excelでキー42回です。スマホでは、期限とロットを手で入れて26回、ラベルを撮影して読めば8回です。スマホに移しても、期限とロットを手で入れる限り、紙と比べて手数はあまり減りません。差を生むのは入れ方です。

数え方はKLM(キー操作の水準で作業を分けるモデル。Card・Moran・Newell、1980年)にならいました。キー・タップ・読み取りを1回ずつ数えています。

記録するのは品目・ロット番号・賞味期限・数量・入荷日・置いた棚の6項目です。値は架空の例で、ロットは英字2つと数字6桁の8文字、期限は入荷の6か月先、数量は2桁としました。

Excelの42回のうち21回は、ロットの欄(8文字とShift、Tab)と期限の欄(「2027/4/15」とTab)です。紙に書いてからExcelへ転記するなら、紙とExcelの両方の操作が要ります。カレンダーは「次の月」を押す回数が期限までの月数だけ増え、1年先の期限なら32回になります。

期限を手で入れるとき、どんな誤りが検査をすり抜けますか?

期限を数字8桁で打つと、1桁の打ち間違い72通りのうち21通りは、日付として正しいため検査を通ります。品目ごとに「入荷したときの残り日数」の範囲を登録して確かめると、通るのは14通りまで減りました。カレンダーで隣のマスを押す誤りは、どちらの検査でも1つも止まりません。

これは私が試作した入力の検査に、2027年4月15日の誤りをすべて流した結果です。検査1は、実在する日付で、入荷日(2026年10月16日)より後、3年以内かを見ます。検査2は、それに加えて入荷時の残り日数が120〜240日の範囲かを見ます。

手入力で検査2を通る14通りのうち11通りは、日の桁の誤りです。月を1つ違えた4月→5月のような誤りも、範囲に入れば通ります。

カレンダーでは押し違えても実在する日付になるため、検査では見つけられません。そこで、選んだあとに「残り181日」のように日数を大きく出し、ラベルと見比べる画面にします。計算の式と前提はこの節に書いたとおりで、同じ前提で計算すれば再現できます。誤りの起きやすさ(確率)は測っておらず、起きたときに止まるかだけを見ています。

ラベルを撮影して期限を読むとき、何を取り違えやすいですか?

撮影で読むときは、文字そのものの読み違いより先に、どの日付が賞味期限かの取り違えが起きます。架空のラベルの文字10例を、文字は正しく読めたと仮定して試しました。「最初に見つかった日付を取る」規則では、5例が黙って違う日付になりました。

違う日付になったのは5つの書き方です。製造日が先に書かれたラベル、日付に見えるロット番号、年月だけの表示、日・月・年の順の輸入品、2桁ずつで並びが決まらない表示でした。

「賞味期限」などの語の直後だけを読む規則に変えると、黙って違う日付になる例は0になりました。正しく取れたのが5例、確認を求めたのが5例です。ただし、この10例は試作の規則に合わせて作ったもので、実物のラベルの読み取り率ではありません。

年月だけの表示は、食品表示基準の第3条第1項で認められています。製造または加工の日から賞味期限までが3か月を超える食品は、年月日の代わりに年月で表示できます。試作では、その月の末日として記録し、確認を求めます。

箱にGS1-128のバーコードがあれば、撮影より確実です。GS1の規格では、AI(15)が賞味期限、AI(17)が使用期限で、どちらも年・月・日を2桁ずつ並べた6桁です。AI(10)はロット番号で、20文字までです。品目・期限・ロットが1回の読み取りでそろいます。

賞味期限とロットの記録は、どんな順番で始めればよいですか?

始める順番は4段です。品目にコードを付け、入荷時にロットと期限を入れます。続いて出庫で期限の近い順を出し、最後に期限の前に知らせます。前の段が回ってから次へ進み、1段目と2段目だけでも、紙の台帳の代わりになります。

1. 期限を追う品目を選び、コードを付けます。JANコードのない原料や資材には自社のQRラベルを貼ります。品目ごとに、入荷時の残り日数の範囲も登録します。
2. 入荷のとき、品目を読み取り、ロット・期限・数量・棚を1つの画面で入れます。ロット番号のない品目は入荷日で代えます。
3. 出庫の画面で、同じ品目のロットを期限の近い順に並べ、棚を示します。別のロットを読み取ったら、その場で知らせます。廃棄がどれだけ変わるかは冷凍庫の先入れ先出しと廃棄で計算しました。
4. 品目ごとに知らせる日数を決めます。たとえば30日前に一覧へ印を付け、使い切る段取りを先に組みます。

最初の1か月は、紙の台帳と並べて付けると安心です。月末に両方の数を比べ、合わない品目があれば、入荷の画面のどこで迷ったかを聞いて直します。

消費期限と賞味期限で、記録の運用はどう変わりますか?

期限の種類で、「期限が来たらどうするか」が変わります。食品表示基準では、消費期限は、定められた方法で保存したときに、腐敗や変敗などの品質の劣化で安全性を欠くおそれがないと認められる期限です。賞味期限は、期待されるすべての品質を十分に保てると認められる期限で、過ぎてもすぐに食べられなくなるわけではありません。弁当・調理パン・そうざい・生菓子のように傷みやすい食品に消費期限、スナック菓子や缶詰のように劣化がゆるやかな食品に賞味期限を付けます。

在庫の記録では、この違いを品目ごとの項目にします。

賞味期限は、製造から3か月を超える食品では、年月日ではなく年月で表示してもよいとされています。年月の期限の箱は、月末と月初のどちらで扱うかを入荷の画面で決めます。決めないと、先入れ先出しの順番が箱ごとにずれます。年月日の箱と年月の箱が同じ品目に混ざるときは、年月は月末として並べる、と会社で決めておくと迷いません。

食品の記録は、期限だけではありません。2021年6月から、原則としてすべての食品等事業者に、HACCPに沿った衛生管理が求められています。小規模な事業者は、業界団体の手引書に沿って、温度の確認や器具の洗浄などを簡単な記録に残す形です。この記録は在庫の記録と別のもので、在庫のアプリが代わりになるわけではありません。ロット番号と仕入れ先を記録しておくと、品質の問題が起きたとき、同じロットがどの棚と出荷先にあるかを探せます。食品衛生法の第3条第2項は、仕入れ先などの記録の作成と保存に努めるよう定めていて、努力義務です。何を何年残すかは、取り扱う食品と業界の手引書で確かめてください。

スマホの在庫アプリで扱わないのは、どんな記録ですか?

回収に備えて原料ロットと製品ロットをつなぐ記録は、在庫の記録とは別の仕組みで扱います。在庫てちょうが作る在庫管理アプリの範囲は、どのロットが何箱、いつまでの期限で、どの棚にあるかを記録して見える形にするところまでです。

製造の工程をまたいで、どの原料ロットがどの製品ロットになり、どこへ出荷したかをたどるには、工程ごとの記録が要ります。ロット追跡(トレーサビリティ)と呼ばれる仕組みで、ここでは扱いません。

医薬品では、薬機法の施行規則の第14条第1項が、記録の項目に「ロット番号」と「使用の期限」を挙げています。対象は薬局の購入・販売などの記録です。この2つは医療用医薬品(体外診断用を除く)の場合に限られます。

何を何年残すかは薬局の医薬品の記録にまとめました。ロットと期限を記録する導入例(イメージ)は導入例にあります。

このサイトで相談するには?

たとえば、仕入先ごとに賞味期限の書き方が違う箱は、最初は日付を選ぶ画面で始め、よく入る形から読み取りを足していけます。

期限とロットの入れ方は、仕入先のラベルに合わせて、こちらが先に試作の画面でお見せします。何をどう頼むか決まっていなくても大丈夫です。準備は要りません。無料で相談する