見積の属人化を解消する手順｜社長の値決めを計算ルールと単価表に書き出す

見積が属人化するのは、なぜか?

金額の理由が、見積書と単価表のどちらにも残っていないからです。残っているのは最後の金額だけなので、ほかの人は同じ金額を出す道筋をたどれません。

見積書の行には「一式」「加工費」のように結果だけが書かれ、材料の重さ、段取りを何個で割ったか、最低料金を当てたか、といった途中の判断は社長の頭の中に残ります。担当者で金額が倍近く違うときも、たいていは丸め方・段取りの按分・利益の乗せ方・材料のロスのどれかの決まりが人ごとに違います。どの違いがどれだけ効くかを分解した結果は担当者で見積が倍違う理由の記事にあります。

書き出す手順は?

最近の見積を選び、金額の理由をたどって式にし、式にならない判断を分け、同じ見積を別の人に出してもらって確かめます。4つの段階で、見積1種類なら最短その週に使い始められます。

1. 最近の見積を選ぶ

   期間:当日/成果物:よく出す品物と金額の大きい品物を混ぜた数件の見積

2. 金額の理由をたどって式にする

   期間:その週/成果物:材料・時間・段取り・外注・最低料金の計算ルールの一覧

3. 式にならない判断を分ける

   期間:その週/成果物:値引き・特急・材料の時価など、人が決める所の一覧と、理由を残す欄

4. 別の人に出してもらって確かめる

   期間:最短その週から/成果物:同じ見積を別の人が出した金額と、ずれた行の直し

社長に何を聞けばよいか?

1件の見積について、材料・時間・段取り・外注・最低料金・値引きの順に「この金額はどこから来たか」を聞きます。答えに数字が出てくれば式になり、「相手による」と出てくれば人が決める所です。

• 材料はどの単価表の、どの行の値か。重さか面積か個数のどれで出したか
• 加工の時間は何分と見たか。時間あたりいくらで計算したか
• 段取りの時間は何分で、何個で割ったか
• 外注や表面処理は、どこの単価表の値か
• 最低料金や、小さな数量の上乗せを当てたか
• 値引きや特急の上乗せをしたか。その理由は何か

例外の多い見積は、どう扱うか?

例外のまま人が決める所に置き、理由を見積の控えに残します。同じ理由が3回以上出てきたら、決まりにまとめられるかを社長と確かめます。

例外を最初から全部式にしようとすると、書き出しが終わらなくなりがちです。人の決める所が残っていても、積み上げの部分が式になっていれば、担当者は内訳を見て「どこを変えたか」を説明できます。

書き出した決まりが合っているかは、どう確かめるか?

社長が出した最近の見積を、書き出した決まりで計算し直し、同じ金額になるかを見ます。ずれた見積は、どの行がずれたかを社長と見て、決まりを直すか例外に置きます。

確かめに使う見積は、よく出す品物と、金額の大きい品物を混ぜて選びます。ずれを見るときは、総額ではなく内訳の行ごとに比べると、どの決まりが足りないかが分かります。

たとえば段取りをロットで割るかどうかの1つの決まりだけで、同じ品物の単価が数倍違う場合もあります。その計算は試作と量産の単価の記事、自社の数字での確かめはアワーレートと見積単価の計算機でできます。

決まりは、いつ見直すか?

アワーレートと単価表は年1回、見積と実際の差は月1回見ます。給与・保険料率・電気代・材料の値段が変われば、時間あたりの費用も変わるからです。

会社負担の社会保険料の率も毎年動きます。たとえば雇用保険料率(一般の事業の事業主負担0.85%)は、2027年3月31日までの率です。見積と実際の差の見方は見積と実際の差の記事にあります。

よくある失敗は?

社長に「決まりを書いてください」と頼むこと、総額だけで合っているかを見ること、書き出した決まりを誰も読めない形で残すことの3つです。

よくある質問

社長が忙しくて、時間が取れない場合は?

最近の見積を数件選ぶところから始め、聞き取りは1件ずつ短く区切ります。こちらから質問しながら進めるので、社長が文章を書く必要はありません。

ベテランが2人いて、決まりが違ったら?

同じ見積を2人に出してもらい、内訳の行ごとに違いを並べます。どちらに合わせるかは社長が決め、決めた理由を一覧に残します。

書き出した決まりは、Excelでも使える?

使えます。計算ルールの一覧と単価表があれば、Excelの式でも同じ金額になります。画面が止まったときの控えにもなります。