職人の手配をホワイトボードと電話からアプリに移す手順｜5つの段階と、よくある失敗

何から始めればよいか?

ホワイトボードを写真に撮り、そこに書いていない決まり(資格・相性・協力会社の連絡の締め切り)を書き出すことから始めます。アプリを選ぶのはそのあとです。

• ホワイトボードの写真(1週間分あると、変更の多さも分かる)
• 職人と協力会社の名簿(名前・連絡先・できる作業・資格)
• 「この2人は組ませない」「この現場は経験3年以上」などの決まり
• 協力会社ごとの連絡の締め切り(前日の何時までに知らせるか)
• 手配を決める人と、変えてよい人

ホワイトボードに出ているのは結果だけで、「なぜその人をその現場に入れたか」は所長の頭の中にあります。上の項目を書き出すと、アプリに入れる条件と、入れなくてよい条件が分かれます。

移す手順は?

決まりの書き出し、名簿づくり、1週間の並行、連絡の切り替え、全現場への展開の5つです。現場1つ・協力会社1社からなら、最短その週から使い始められます。

1. 決まりを書き出す

   期間:1日目(自社で進める場合)/成果物:ホワイトボードの写真と、資格・相性・締め切りなどの決まりの一覧

2. 名簿と現場の一覧を作る

   期間:1日目〜その週(自社で進める場合)/成果物:職人・協力会社の名簿と、今の現場の一覧。手配ボードの試作

3. 1週間、ホワイトボードと並べる

   期間:その週/成果物:両方に書いて、アプリで決めた手配とホワイトボードの差を確かめる

4. 前日の連絡をリンクに切り替える

   期間:2週目/成果物:常連の協力会社から一斉連絡に。返信のない人だけ電話

5. 全現場と全協力会社に広げる

   期間:3〜4週目/成果物:全員への一斉連絡、使い方の紙1枚、手順書

下の表は、自社で進める場合の手順です。現場のまどに頼む場合は、相談の段階でホワイトボードの写真や名簿をいただきません。所長の話をうかがいながら、決まりの一覧は主宰が書き出し、試作は見本の名簿で組みます。本物の名簿を入れるのは、試作を触って進めると決めたあと、使い始めるときです。

前日夜の電話は、どれくらい減るか?

職人45人に1人2分ずつ電話する会社では毎晩90分です。一斉連絡のあと、返信のない1割にだけ電話すれば、毎晩15分ほどになる試算です。

主宰の試算で、実測ではありません。前提は、1本の確認電話2分、一斉連絡の操作5分、返信のない職人が1割(端数は切り上げ)、その人への電話も2分です。15人なら5分+2人×2分=9分になります。職人がリンクを開いて「了解」を押せば返信になるので、電話をかけるのは返信のない人だけです。

職人と協力会社には、どう伝えればよいか?

「明日からこのリンクで手配を送ります。開いて了解を押すだけです」と、紙1枚と口頭で伝えます。アプリを入れる、IDを作る、といった頼みごとはしません。

最初の1週間は電話も続け、リンクを開いてくれたかを確かめます。開かない職人には理由を聞きます。多いのは「LINEのリンクに慣れていない」「どれが手配の連絡か分からない」の2つで、送り主の名前と文の書き出しをそろえると減ります。

一人親方に送る連絡は、日程の依頼と確認の形にします。「明日8時に○○邸でボード張り」と時刻や作業の進め方を指示する文を一斉に送ると、社員と同じような働き方に見えやすくなります。国土交通省は、一人親方が社員と同じような働き方をしている場合は雇用契約と社会保険の加入が必要になるとしています(2023年10月の説明会の資料)。手配ボードでは、一人親方には「○日に○○邸の工事をお願いできますか」と依頼し、了解か辞退かを返してもらう文面を分けて用意します。

アプリに移す前に、別の方法が合うのはどんな場合か?

同時に動く現場が5件以下ならホワイトボードの写真の共有で足りることがあり、協力会社がすでに既製アプリを使っているなら、その手配の機能を先に試すのが早道です。

移すときに、よくある失敗は?

ホワイトボードを先に消したこと、所長1人に入力を任せたこと、変更の連絡だけ電話に残したことの3つです。

よくある質問

ホワイトボードはすぐに外すべき?

外しません。最初の数週間はアプリの画面を印刷して貼るか、両方に書きます。全員がアプリを見るようになってから外します。

スマホを持っていない職人がいたら?

その人の分は親方や職長にリンクを送り、まとめて返してもらいます。全員がスマホで返す前提にはしません。

一人親方にも同じ一斉連絡を送ってよい?

文面を分けます。社員には段取りを伝え、一人親方には日程の依頼と確認の形で送り、了解か辞退かを返してもらいます。働き方の判断に迷うときは、労働基準監督署や社会保険労務士に確認してください。

当日の朝の変更はどうする?

手配ボードで動かすと、変わった人にだけリンクで知らせます。急ぎのときは、画面から電話をかけられるようにします。