Excelの得意先別単価表を販売管理へ移す手順｜掛け率と特値に分けてから移す

どんな順番で移せばよいか?

移す段は5つです。単価表を1つに書き出し、重複と期限切れを数え、掛け率で説明できる行と特値に分けます。そのあと適用開始日を付け、受注画面で引き当てを確かめます。

1. 単価表を1つに書き出す

   期間:当日/成果物:得意先・商品・単価・適用開始日の4列の表

   Excelのシートやファイルが分かれていても、得意先・商品・単価・いつからの4列にそろえて1つにします。

2. 重複と期限切れを数える

   期間:当日/成果物:重複・期限切れ・名寄せが要る行の件数

   同じ得意先と商品の組み合わせに単価が2つある行、期限の過ぎた特値、表記の揺れで引き当たらない行を数えます。

3. 掛け率で説明できる行と特値に分ける

   期間:当日〜その週/成果物:得意先ごとの掛け率と特値の一覧

   単価÷標準価格がその得意先の掛け率と一致する行は掛け率に任せ、一致しない行だけを特値として残します。

4. 適用開始日を付ける

   期間:その週/成果物:いつから有効かを持つ単価の表

   特値と掛け率に「いつから」を付けます。値上げの月に古い単価が残ることを防げます。

5. 受注画面で引き当てを確かめる

   期間:その週/成果物:直近の受注で単価が一致したかの確認表

   直近1か月の受注を入れ直し、引かれた単価が実際の請求と一致するかを確かめてから使い始めます。

掛け率と特値に分けると、何行になるか?

得意先300社・商品2,000点・1社が商品の1割を買う会社では、単価表のままなら60,000行、標準価格×掛け率+特値なら5,300行です(試算、架空の条件)。

特値は組み合わせの5%(3,000行)と置いています。実際の割合は、単価表を「標準価格×その得意先の掛け率」で割り算し、1から外れる行を数えると分かります。外れる行が多いときは、価格ランクを使う持ち方も比べます。3通りの比較は得意先別の単価・掛け率・特値はどう持つ?3通りを比較にあります。

移すときに、どんな失敗が起きやすいか?

期限の切れた特値が残る、同じ組み合わせに単価が2つある、得意先名や商品名の表記が揺れて引き当たらない、の3つが起きやすい失敗です。

単価をいつの受注から変えるか(受注日・出荷日・締め日のどれを基準にするか)も、移す前に決めておきます。基準日の決め方を単価改定はいつの受注から?基準日の決め方にまとめています。

よくある質問

単価表が複数のExcelに分かれています。どうすればよいですか?

全部を1つの表に書き出し、得意先と商品の組み合わせが重なる行を先に数えます。重なりの解き方を決めてから移します。

移す作業は御社でやる必要がありますか?

単価表をいただければ、数える所から移す所まで主宰が行います。どの単価を残すかの判断だけ、ご確認をお願いします。