中小企業の販売管理システム｜伝票の流れ・得意先別単価の持ち方・費用

販売管理システムの独自開発とは、何をすることか?

受注から出荷・請求までの伝票と得意先別単価を、自社の帳票の形のまま1つにまとめることです。パッケージに業務を合わせず、今の単価の決まりと締め日のまま作ります。

作るのは、受注入力、得意先別単価と掛け率、出荷指示と納品書、締め日ごとの請求書(適格請求書)、売上と粗利の集計、旧システムからのデータ移行です。ソースコードとデータは御社のものになり、月額のライセンスはかかりません。

このガイドで扱わないこともあります。FAXやEDIで届く注文の読み取り、在庫の数え方、出荷の検品、入金の消し込みは、それぞれ別の仕組みの話です。販売管理の側には、それらから受け取る口を作ります。

受注から請求まで、どこで転記が起きているのか?

受注票を入れたあと、出荷指示・納品書・売上台帳・請求書の4つの段で同じ明細を写しています。明細1行あたり17項目、月1,000明細なら17,000回です(試算、架空の条件)。

式は「転記回数 = 段ごとに手で写す項目の数の合計 × 月の明細数」です。金額と税額は計算で出るので数えていません。会計ソフトへの仕訳は得意先ごとの合計なので、明細の数には入れていません。

1つの販売管理につなぐと、手で入れるのは受注の1回だけになり、出荷指示から請求書までは同じ明細から作られます。架空の食品卸で段ごとに数えた例は受注・出荷・請求を一元管理すると転記は何回減る?にあります。

得意先別の単価・掛け率・特値は、どう持つのがよいか?

標準価格×掛け率を基本にし、例外だけを特値で持つ形が、保つ行数も値上げのときに直す行数もいちばん少なくなります。得意先300社・商品2,000点の試算で5,300行です。

条件は、得意先300社・商品2,000点・1社が買う商品は全体の10%・特値は組み合わせの5%(3,000行)で、どれも架空です。単価表は得意先と商品の組み合わせの数だけ行が要り、値上げのたびに全行を直します。掛け率の形は、標準価格2,000行と特値3,000行の見直しで済みます。

どの形でも、特値と掛け率には「いつから有効か」を持たせます。持たせないと、値上げの月に古い単価のまま出荷します。3通りを作って引き当ての順番まで比べた結果は得意先別の単価・掛け率・特値はどう持つ?3通りを比較に、言葉の説明は掛け率とはにあります。

インボイスの端数処理は、販売管理でどう決めればよいか?

請求書を適格請求書にするなら、消費税の端数処理は請求書1枚につき税率ごとに1回です。商品ごとに端数処理した税額を足すことは認められていません(国税庁Q&A問57)。

架空の1か月(納品20回・明細90行、8%と10%が混在、切り捨て)で計算しました。納品書ごとに税率ごとの端数処理をして足した税額は102,085円です。請求書で税率ごとに1回なら102,097円で、差は12円でした。端数は1回につき1円未満なので、差は「端数処理の回数×税率の数」円を超えません。

金額は小さくても、どちらの書類を適格請求書にするかで、販売管理の計算の仕方が変わります。月まとめの請求書は同じQ&Aの問65、納品書と請求書を合わせて記載事項を満たす場合は問67が扱っています。計算の表はインボイスの端数処理、納品書ごとと請求書で何円違う?にあります。

パッケージで足りるのは、どんな会社か?

標準の帳票と締めの機能で足り、件数がパッケージの上限に収まる会社です。B社の公開仕様の文言は「60万明細(各伝票合計数)」です。1日の売上明細300行なら、受注と売上だけを数えて約4.1年(入金や仕入も入れるとさらに短い)、伝票の種類ごとに60万と読めば約8.2年で届く計算です。

B社(インストール型パッケージ)の公開仕様は、台帳の合計25万件、「60万明細(各伝票合計数)」、1伝票100行です。見積・受注・発注・売上・仕入・入金など10種の伝票の合計と読むのが自然です。上の表は、そのうち受注と売上だけを数えた自分の解釈による試算で、公式の数え方ではありません。入金や仕入も使うと年数はさらに短くなります。種類ごとに60万と読める余地もあり、その場合は年数が約2倍で、300行なら約8.2年です。どちらの読み方かは、公式に確かめていません。年245日とし、1つの事業所データに積み続けると置いています。データの分け方と繰越の運用で年数は変わります。

上限に余裕があり、得意先別の単価や帳票の形を製品に合わせられるなら、パッケージがいちばん安く済みます。合わない所が多いときに、自社用に作る意味が出ます。方式ごとの違いは方式の比較に、商習慣を製品の公開機能に当てた表は販売管理パッケージが合わないのはどこ?20項目で照合にあります。

販売管理を自社用に作ると、いくらかかるか?

商いの帳場では一式30万円〜です。帳票の種類の数、単価の持ち方の複雑さ、旧システムから移すデータの量で上がり、導入例(イメージ)では80万円〜・150万円〜の規模もあります。

月額のライセンスはなく、毎月かかるのはサーバー代の実費だけです。保守は任意で、都度の対応なら月0円、保守契約なら月1万円〜です。A社・B社の公式料金と同じ前提で5年分を足した総額は5年総額の計算で、規模ごとの中身は費用の内訳で確かめられます。

このガイドのページは?

費用の内訳、方式の比較、依頼の内容と進め方、単価表を移す手順、用語、5年総額の計算のページがあります。

• 分野の入口販売管理の基礎(このページ)

  中小の卸・製造が販売管理を自社用に作るときの基本を、伝票の流れで数えた転記の数、得意先別単価の持ち方3通りの行数、インボイスの端数処理の差、パッケージの上限に届く年数で説明します。

• 費用・相場販売管理を自社用に作る費用の内訳

  販売管理システムを自社用に作る費用を、受注入力と帳票2種の小さな規模(30万円〜)から、旧システムの移行を含む規模(150万円〜)まで、中身と上がる要因つきで示します。A社・B社の公式料金も並べます。

• 方式比較販売管理はパッケージ・クラウド・自社開発のどれを選ぶか

  販売管理を4つの方式(インストール型パッケージ・カスタマイズ型クラウド・業種別パッケージ・自社用に作る)から選ぶための判断表です。帳票の形、単価の決まり、1日の明細数、運用の任せ方を順に確かめると絞れ、決める前に数える5つの項目も載せます。

• 手順Excelの得意先別単価表を販売管理へ移す手順

  Excelで持っている得意先別の単価表を、販売管理へ移す手順を5つの段で説明します。単価表を掛け率と特値に分けると行数がどう減るか、移す前に数える項目、よくある失敗も載せています。

• 用語掛け率とは

  掛け率は、標準価格に得意先ごとの割合を掛けて単価を決める方法です。計算の例、特値・価格ランクとの違い、販売管理で持つときに要る項目と、単価表と比べた行数の試算をまとめます。

• 計算機販売管理システムの5年総額の計算

  カスタマイズ型クラウド(A社)とインストール型パッケージ(B社)の公式料金、自社用に作る場合の3つの規模を、同じ前提で5年分足します。式と前提、初期値の結果、年ごとの累計を載せています。

• サービス販売管理システムの開発を依頼する

  商いの帳場に販売管理システムの開発を依頼したときに、何を作り、何を渡し、どう進めるかをまとめます。一式30万円〜、受注画面の試作は最短当日、使い始めは最短その週から。保守は任意です。

よくある質問

販売管理をExcelで続けると、いつ限界になりますか?

Excelのシートは1,048,576行までで、1日400行の売上明細なら約10.7年で届きます。

1日の明細数ごとの年数と、100万行での実測は販売管理をエクセルで続けると、何年で限界が来る?にあります。

販売管理パッケージが合わないときは、どう判断しますか?

得意先別の単価、直送、締め日などを、製品の公開機能に当てて、合わない項目を数えて決めます。

卸の商習慣20項目を公開資料で照合した表は販売管理パッケージが合わないのはどこ?にあります。

得意先別の単価は、どう管理するのがよいですか?

標準価格×掛け率を基本にして、例外だけを特値で持つ形が、行数がいちばん少なくなります。

3通りを作って数えた結果は得意先別の単価・掛け率・特値はどう持つ?にあります。

インボイス制度には、販売管理でどう対応しますか?

請求書1枚につき税率ごとに1回の端数処理にし、返品・値引きには適格返還請求書を出せるようにします。

端数処理はインボイスの端数処理、納品書ごとと請求書で何円違う?に、返還請求書は返品・値引きの返還インボイスにあります。