コラム作り方の比べ方

Excelのシフト表から移行する目安は?3つの基準と失敗しない順番

• 公開 2026年10月16日
• 更新 2026年10月16日
• 事実の確認 2026年10月16日
• 書いた人 手組みゼロ 主宰(シフト自動化エンジニア)

Excelのシフト表から移行を考えるのは、シフトに入る人が16人以上、勤務4種類以上か守る条件5つ以上、1か月分の作成に10時間以上、の3つのうち2つが当てはまったときです。移るときは、決まりの書き出し、先月の再現、1か月の並行運用、切り替えの順に進めると、決まりの漏れを切り替えの前に見つけられます。(2026年10月時点)

全体の流れと費用はシフト作成の自動化のページにまとめています。

要点

• Excelのシフト表は、人数16人以上・勤務4種類以上か条件5つ以上・作成に月10時間以上のうち、2つが当てはまれば移行を考える時期です。
• 実務で使われている表計算ファイル50本を調べた研究(Powellほか、2009年)では、式のセルの0.9〜1.8%に誤りがありました。
• その率を夜勤のある介護施設40人の勤務表に当てた試算では、確かめる式2,770セルのうち25〜50セルに誤りが入りうる計算です。
• 移行は決まりの書き出し、先月の再現、1か月の並行運用、切り替えの順に進め、古い勤務表は消さずに残します。

Excelのシフト表から移行するのは、いつがよいですか?

人数、勤務の種類と条件、作成の時間の3つのうち、2つ以上に当てはまったら、移行を考える時期です。1つだけなら、まず今のExcelに確かめる式を足す方法から試せます。

3つの基準と、当てはまったときに起きやすいことは次のとおりです。

これらの線は、手組みゼロの主宰の目安です。統計から出した値ではありません。シフト作成に毎月何時間かかるかを測った公的な統計は、2026年10月の時点では見つけられませんでした。作成の時間は、作る人に先月の分を思い出してもらい、希望の回収から配るまでを足して数えます。

Excelのシフト表は、どこから無理が出るのですか?

決まりを式で確かめ始めると、式のセルが人数×日数で増え、式そのものの誤りに気づきにくくなります。米ダートマス大学のPowellらは、実務で使われている表計算ファイル50本を調べました(2009年)。誤りがあったのは、式のセルの0.9〜1.8%です。幅は、誤りを広く数えるか狭く数えるかの違いから出ています。

この率を勤務表に当てはめて試算しました。例は、夜勤のある介護施設(勤務6種類)の40人分です。日ごとの人数、夜勤の資格者、人ごとの集計、連勤、夜勤の翌日を1セルずつ式で確かめると、式のセルは2,770個になります。

このうち誤りを含みうるセルは25〜50個です。日勤中心の店舗(勤務3種類)の40人なら、式のセルは250個、誤りは2〜4個にとどまります。

この試算には限界があります。論文の50本は勤務表ではなく、企業や行政機関などから集めた、さまざまな業務の表です。式をコピーして使う作りなら、誤りは同じ形で何か所にも出ます。それでも、確かめる式が増えるほど、式を確かめる手間も増えるという向きは読み取れます。

Excelからの移行先は、何で選べばよいですか?

今のExcelの形と勤怠へのつなぎ方を残したいかどうかで選びます。シフト管理サービスに移ると、画面とデータの形はサービスのものになります。条件に合わせた自動作成なら、今の勤務表の形のまま読み書きできます。

2026年10月16日に公式ページで確かめた費用と、移るときの手間を比べました。

A社を40人で使うと、3か月目から月13,200円〜です。A社の料金ページには、自動で組む機能の説明はありませんでした。希望の回収と配るのが主な手間なら、まずA社のような無料期間のあるサービスで、先月の勤務表を作れるか試すのが近道です。

Excelからの移行で失敗しないには、どんな順番で進めますか?

決まりの書き出し、先月の再現、1か月の並行運用、切り替えの4段階で進めます。一度で全部を切り替えると、セルの色やメモ、作る人だけが覚えていた決まりが抜け落ちます。漏れが分かるのは、切り替えた月になってからです。

1. 決まりを書き出す。必要人数、夜勤の人数と資格、連勤の上限、休日の数、希望休の扱いを一覧にする(シフトの制約条件とは)
2. 先月を再現する。新しい方法で先月分を作り、実際に使った勤務表と見比べる
3. 1か月だけ並行で使う。新しい方法で作り、Excelは確かめる側に回す
4. 切り替える。希望の締切と、決まった勤務表を知らせる期限と方法を、先に職員へ伝える

4つ目は、職員との取り決めにも関わります。厚生労働省の「シフト制」の留意事項は、2022年1月に出され、2026年6月に改正されました。その中で、シフト作成のルールを使用者と労働者があらかじめ話し合って定めておくことが考えられる、としています。例に挙がっているのは、作る前に労働者の意見を聴くことと、確定したシフト表を通知する期限や方法です。

移行で希望の出し方や配り方が変わるなら、この取り決めも一緒に見直します。

古いExcelのシフト表は、移行したら消してよいですか?

消さずに、少なくとも数年は残しておきます。労働基準法109条は、労働者名簿、賃金台帳、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存するよう求めています。143条の経過措置により、当分の間は3年間です。

勤務表がこの「重要な書類」に当たるか、紙とファイルのどちらで残すかは、職場の運用で答えが変わります。顧問の社会保険労務士に確かめてください。

残しておくと、移行の効果も確かめられます。移行前の1年分の勤務表があれば、夜勤の回数の偏りや作り直しの回数を、移行後と同じ数え方で比べられます。勤怠の打刻や給与と照らし合わせるときも、当時の予定を見返せます。

残すときは、ファイル名に年月を入れ、配った確定版と途中の下書きを分けておきます。確定版だけを1つのフォルダーにまとめておけば、あとで探す手間がかかりません。

このサイトで相談するには?

Excelのシフト表から移る前に、決まりの書き出しと先月の再現だけを試すこともできます。勤務表をお見せいただかなくても、人数と決まりをうかがえば目安をお答えします。氏名は記号に置き換えたままで構いません。無料で相談するからどうぞ。