上下番の報告をアプリに切り替える手順｜電話を減らす5段階

上下番の電話は、1日に何件になるのか?

1日の配置人数に、1人あたりの連絡の回数を掛けた件数です。60人に起床確認・上番・下番の3回なら1日180件、1回1.5分なら4.5時間になります。

これは運営者の計算で、回数と時間は会社によって違います。上番の前の時間帯に電話が集まるため、管制が2人いても、朝は電話を取り続けることになりがちです。上番・下番という言葉の意味と、時間帯ごとの電話の山は上下番の記事で説明しています。

管制システムの提供会社が、警備の仕事をしたことがある人に行ったインターネット調査があります(2025年4月、n=547)。その前年の調査では、上下番の報告の方法はチャットが58.5%、メールが35.5%、専用の打刻アプリ・システムが29.6%でした。2025年はチャットが7.5ポイント減り、専用のアプリが5.4ポイント増えて2位になったとされています。自社製品の宣伝を兼ねた調査なので、方向を見る程度にとどめてください。

切り替えの手順は?

数える、決める、並行して使う、未報告だけに電話する、勤怠につなぐ、の5段階です。1つの班なら、最短その週から始められます。

1. 今の電話の件数を1週間数える

   期間:1週目/成果物:時間帯ごとの電話の件数と、1件にかかる時間のメモ

   正の字で構いません。起床確認・上番・下番を分けて数えると、どこが減るかが見えます。

2. 報告の決まりを決める

   期間:1週目/成果物:誰が・何時までに・何を報告するかの1枚の紙と、報告のページ

3. 1つの班で並行して使う

   期間:その週から/成果物:電話とスマホの両方で報告してもらい、時刻が合うかを確かめる

4. 未報告の人だけに電話する

   期間:2週目〜/成果物:報告のない人だけが色付きになる一覧と、電話する時刻の決まり

5. 勤怠と給与につなぐ

   期間:数週間/成果物:報告の時刻から作る勤怠の記録と、給与ソフトへのCSV

報告の決まりは、何を決めればよいか?

誰が、何時までに、どの画面で、何を報告するかの4つです。とくに「何分過ぎたら管制が電話するか」を先に決めておくと、電話が減ります。

ここでの「何分前」「何分過ぎ」は会社ごとに決める値で、決まった基準はありません。

スマホを持たない隊員はどうするか?

その人の分は、管制が電話で聞いて代わりに入れる画面を用意します。全員がスマホを持つまで待たずに始められます。

代わりに入れた報告には「管制が入力」と印を付けておくと、あとで勤怠を確かめるときに区別できます。現場の隊長がまとめて報告する形にすれば、スマホを持つのは隊長だけで済みます。

切り替えても電話が減らないのは、なぜか?

よくあるのは、報告が届いた人にも念のため電話すること、未報告の人が一覧で分からないこと、報告の決まりを紙で配っただけで終わることの3つです。

報告を、勤怠と給与につなぐには?

報告の時刻をそのまま勤怠の記録にし、月末に給与ソフトが読めるCSVで出します。現場の番号を付けておけば、請求の時間にも使えます。

報告と勤怠が別の表のままだと、月末に写す作業が残ります。上番・下番の時刻を勤怠の出勤・退勤として使い、管制が直した所だけ記録を残す形にします。施設警備の泊り勤務のように、仮眠や休憩の扱いで時間外の数え方が変わる勤務は、区分を分けて記録します。扱いの判断は、顧問の社会保険労務士に確認してください。

よくある質問

専用のアプリを入れてもらう必要はある?

ありません。スマホのブラウザで開くページから報告する形にすれば、アプリを入れずに済みます。

位置情報は必要?

必須ではありません。使う場合は、報告の瞬間だけ取るなど範囲を決め、隊員に目的を説明してから始めます。

電話はゼロになる?

なりません。報告のない人や、現場で困りごとがあった人には電話が残ります。減るのは、報告が届いた人への確認の電話です。