派遣・警備・清掃の管理システムを頼むには｜作るもの・期間・費用

どんな仕組みを作るのか?

スタッフ台帳と現場の条件から配置案を出し、当日の報告をスマホで受け、勤怠を給与と請求のデータにする仕組みです。どこから作るかは、困っている所から決めます。

全部を一度に作る必要はありません。朝の電話が一番重い会社はスマホの上下番から、月末が重い会社は勤怠から給与と請求への出力から始めます。配置案は、Googleの無料の計算ライブラリOR-Toolsで、決まりをすべて満たす割り当てのうち通勤の距離の合計などが小さいものを探して出します。

警備向け・派遣向けの既製品の項目で御社の配置の決まりが表せるなら、そちらを申し込むほうが安上がりです。そう見えたときは最初の打ち合わせでお伝えし、製品に足りない帳票や条件の分だけを受け持ちます。

どんな配置の決まりを条件に入れられるのか?

管制やコーディネーターが毎晩頭の中で当てはめている決まりは、たいてい配置案の条件に書けます。破れば現場が回らない決まりと、なるべく寄せたい好みを、別の重さで扱います。

検定合格警備員の配置は、警備員等の検定等に関する規則第2条の基準をもとにします。どの路線が対象かは都道府県の公安委員会が定めるため、現場ごとに「要る・要らない」を御社に確かめてもらって入れます。

配置案の試作と本番の開始は、いつになるのか?

名前を伏せた隊員・スタッフと現場の例があれば、配置案の試作は最短当日にお見せします。1つの班や数現場なら、最短その週から本番で使えます。

1. ご相談(無料)

   期間:お返事は最短当日/成果物:今の配置表と朝の電話の流れをうかがい、どこから手を付けるかを一緒に決める

2. 試作

   期間:最短当日/成果物:名前を伏せた例のデータで組んだ配置案と、スマホの報告の画面

3. 一部の現場で開始

   期間:最短その週〜/成果物:1つの班か数現場での本番、管制向けの操作の手順書、電話と紙の報告に戻す手順

4. 全現場へ

   期間:数週間〜、そのあとは必要なときに/成果物:残りの現場と営業所への展開、給与と請求のデータ、警備員名簿・派遣元管理台帳の出力

配置案の試作は、契約より先に見ていただきます。名前を伏せた御社の隊員と現場で組んだ案を確かめてから、続けるかどうかを決めてください。試作だけで終わっても、お代はいただきません。

配置・報告・月末の出力まで頼むと、いくらになるのか?

配置案・スマホの報告・給与と請求へのデータ出力までの一式で30万円〜です。含む範囲ごとに言うと、30万円〜は1つの営業所・業務1種類、60万円〜は登録型の派遣、80万円〜は80人・現場30で給与と請求のデータまでです。表計算のシートの上で回す形なら、毎月払うものは0円〜です。

見積書には、作る画面と帳票の一覧、金額、日程を書きます。組んでいる途中で配置の条件が増え、金額が動きそうなときは、手を付ける前にご連絡します。朝の電話と月末の転記が月に何時間減れば何か月で元が取れるかは、電話と転記の時間の計算機で試せます。

既製品や開発の依頼とどう違うのか?

管制の決まりを聞く人と組む人が同じ主宰なので、間に入る営業の人件費がかかりません。管制の決まりを製品の入力欄に収まるよう削らず、聞いたまま配置案の条件にします。

B社は実在の派遣管理の既製品の名前を伏せたもの、システム会社への依頼は運営者のモデルで、実在の会社ではありません。進め方の違いは頼み先の比較に、同じ大きさの会社での最初の費用・毎月の費用・3年間の総額は計算機のページの総額の表にまとめています。

社会保険労務士や弁護士との違いは?

人まわし帳が担当するのは、配置と勤怠のデータの仕組みまでです。労使協定、就業規則、派遣契約の中身、法令に合っているかの判断は、社会保険労務士や弁護士の仕事です。

仕組みの中で「抵触日が近い人は誰か」「月45時間を超えそうな人は誰か」「検定合格者のいない現場はどこか」を一覧に出すことはできます。その一覧を見てどう手を打つかは、顧問の社会保険労務士か弁護士と決めてください。顧問の先生がいない会社には、どこに尋ねればよいかの目安をお伝えします。

警備・派遣・清掃の導入例(イメージ)では、どんな画面を作ったのか?

交通誘導の警備会社・登録型の派遣会社・ビル清掃会社の3つの場面を置き、主宰が架空の隊員・スタッフと現場で配置の画面とスマホの報告を組み、動かした画面を導入例(イメージ)にまとめています。

交通誘導の警備会社:毎晩約90分の配置案づくりと、1日180件の起床確認と上下番の電話を減らす

隊員80人・現場は1日30ほど(導入イメージ)

起床確認と上下番の電話

1日約180件 → 未報告の分だけで1日約30件(想定)

翌日の配置案づくり

毎晩約90分 → 配置案の確認と手直しで30分(想定)

検定の条件の見落とし

目で確認 → 確定前に画面が知らせる(想定)

登録型の派遣会社:登録者2,000人から候補を探す半日を、条件で絞った候補表に

登録2,000人・稼働150人(導入イメージ)

1件のオーダーの候補探し

半日 → 候補表の確認で15分(想定)

派遣元管理台帳の記入

別のExcelに手書き → 契約と勤怠から自動で行ができる(想定)

月末の請求書づくり

3日 → 確認だけで半日(想定)

ビル清掃会社:かけ持ちのスタッフの打刻から、現場別の人件費を毎月出す

スタッフ120人・現場45(導入イメージ)

現場別の人件費

分からない → 毎月の一覧で見える(想定)

欠勤の代わり探し

電話で1件30分 → 候補表から連絡して5分(想定)

月末の出勤簿の集計

2日 → 確認だけで半日(想定)

よくある質問

今の登録表のExcelの形は変わる?

そのままです。今の登録表の列を読み込み、配置に要る項目(検定の級、行けない現場など)だけを横に足します。

既製品と組み合わせられる?

できます。給与と請求は今の製品や給与ソフトに残し、配置案とスマホの上下番だけを人まわし帳で組む、という分け方もあります。

配置の決まりを紙に書き出していなくても頼める?

頼めます。先月の配置表を一緒に見て、管制が実際に守っている決まりを拾い出すことから始めます。

請負と派遣の現場が混ざっていても、1つの台帳で大丈夫?

はい。台帳に契約の形を持たせ、請負の現場は自社の隊長やリーダーが指示する形を画面に出します。客先の直接の指示は偽装請負になりえるためです。

本社が地方でも、営業所が複数あっても頼める?

はい。打ち合わせは画面越しで、営業所がどの県にあってもお受けします。準備は要りません。