請求書をPDFで送ったら控えはどう保存する?電子帳簿保存法の要件と200件の検索実験
請求書をPDFで送付したときの控えは、電子帳簿保存法の電子取引のデータとして、データのまま保存します。原則は改ざん防止・表示の装置・「日付・金額・取引先」での検索の3つが要り、前々期の売上高が5,000万円以下ならダウンロードに応じることで検索は不要です。法人は申告期限の翌日から7年残します。商いの帳場の計算では、得意先400社に月1通なら最大39,200通です(2026年10月時点)。
全体の流れと費用は販売管理の基礎のページにまとめています。
要点
- PDFで送った請求書の控えは電子取引のデータで、印刷した紙だけでは足りず、データのまま保存します(国税庁 一問一答 問27)。
- 3月決算の法人が4月1日に送った控えは、申告期限の翌日から7年で、送った日から8年2か月残ります(計算値)。
- 得意先400社に月1通の請求なら、手元の控えはいちばん多いときで39,200通、1通45KBとして約1.7GBです(計算値)。
- 架空の請求200件では、10月に納品した取引58件のうち、請求日で名付けたファイル名の検索は19件を取りこぼしました。
目次
PDFで送った請求書の控えは、どう保存すればよいですか?
送った側も、控えをデータのまま保存します。国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和6年6月)の問27が根拠です。データで受け取ったり送付したりした請求書は、データのまま保存すると答えています。紙の郵送をやめてPDFをメールで送り始めた時点から、控えは電子取引のデータになります。
国税庁のパンフレット(令和6年11月)は、守るルールを3つに分けています。改ざん防止の措置、表示の装置、「日付・金額・取引先」で探せる形です。受注から請求までの伝票のつながりは、販売管理の基礎にまとめています。
3つのルールは、どれも専用のシステムがなくても満たせます。
| ルール | 中身 | 選びやすい方法 |
|---|---|---|
| 改ざん防止 | タイムスタンプ、訂正削除の記録が残るシステム、事務処理規程のどれか | 訂正削除の防止の事務処理規程を作って守る |
| 表示の装置 | ディスプレイやプリンタを備える | 今の事務所のPCとプリンタ |
| 検索 | 日付・金額・取引先で探せる | ファイル名の規則か、索引簿 |
問27-2によると、データを要件どおりに残したうえで紙に印刷して綴じるのは問題ありません。
請求書の控えは、何年分・何通たまりますか?
法人なら、申告期限の翌日から7年、欠損金が出た年は10年です(国税庁タックスアンサーNo.5930)。送った日から数えると7年より長くなります。3月決算(申告期限の延長なし)なら、2026年4月1日に送った控えは2034年5月31日まで、8年2か月残します。
手元の控えがいちばん多いときは98か月分で、件数は「得意先数×月の通数×98」です。容量は、明細40行の架空の請求書をPDFにした1通45KBで計算しました。
| 得意先(社) | 月の通数 | 7年の控え(通) | 容量(7年) | 10年の控え(通) |
|---|---|---|---|---|
| 80 | 1 | 7,840 | 約346MB | 10,720 |
| 400 | 1 | 39,200 | 約1.7GB | 53,600 |
| 2,000 | 1 | 196,000 | 約8.4GB | 268,000 |
| 400(都度請求) | 4 | 156,800 | 約6.8GB | 214,400 |
容量より困るのは数です。数万通から1通を探す手順を先に決めておかないと、検索のルールが形だけになります。
「日付・金額・取引先」の検索は、ファイル名と索引簿のどちらで満たせますか?
どちらでも満たせます。一問一答の問44は、表計算ソフトの索引簿と、日付・金額・取引先を決まった順で入れたファイル名の両方を例に挙げています。ただしファイル名の方法は、税務職員のダウンロードの求めに応じられることが前提です。
問42によると、ダウンロードの求めに応じられれば、範囲指定と2項目の組み合わせ検索は要りません。5,000万円の判定は、法人なら前々事業年度の売上高で行い、営業外の収益は含めません(問45)。
ファイル名の例として、問44は「20210131_㈱霞商店_110000」の形を挙げています。日付は和暦か西暦のどちらかにそろえる必要があるとも書いています。
ファイル名と索引簿で架空の請求200件を探すと、何件取りこぼしますか?
10月に納品した取引の請求書を探すと、請求日で名付けたファイル名では58件のうち19件を取りこぼしました。対象期間(自〜至)を持たせた索引簿は58件すべて見つけました。差の原因は、探したい納品の日付と、名前に入れた請求日のずれです。
データは架空の卸1社で、得意先40社に2026年7月〜11月の月1通、計200件の請求書です。締め日は末日20社・20日12社・15日8社と置きました。20日締めの得意先では、10月21日以降の納品が11月20日付の請求書に入ります。月まとめの請求書の日付を請求日にすること自体は、問49が認める方法です。
ファイル名を手で付けた場合も試しました。仮に20件を正式名と違う書き方にすると、法人格の位置違い5件は拾えました。空白入り・略称・カナの社名の15件は見つかりませんでした。索引簿は販売管理が取引先コードと正式名を書き出す形にしたので、取りこぼしは0件です。
実験はinvoice_copy_storage.pyで再現できます。揺れの20件は仮定で、実際の割合ではありません。
販売管理から控えを残すとき、何を決めておけばよいですか?
請求書を出す仕組みの側で、控えのデータと索引を同時に残すように決めます。商いの帳場で販売管理を作るときは、次の5つを最初に決めています。
- 控えをPDFで残すか、データベースで残すか(問41は、変更されるおそれのないデータベースでの保存も認めている)
- 索引の日付を請求日にするか、対象期間を持つか(問49)
- 索引の金額を税込にするか税抜にするか(問51)
- 取引先は名前でなく取引先コードで引く
- 訂正削除の防止の事務処理規程を誰が持つか
自社開発のプログラムを使うなら、システムの概要を書いた書類を備えます(問15)。顧問税理士に確かめるのは、売上高5,000万円の判定、データベースでの保存に切り替える時期、事務処理規程の中身の3つです。
PDFの控えと索引簿を、1つの仕組みにする
商いの帳場では、請求書をPDFで送ると控えと索引簿が同時に残る販売管理を作ります。無料で相談するからお送りください。
何をどう頼むか決まっていなくても大丈夫です。御社のやり方に合わせて、進め方を一緒に考えます。準備は要りません。
よくある質問
- 送ったPDFを印刷して綴じておけば、データは消してよいですか?
- いいえ。印刷は便宜のためならしてよいものの、データは要件に沿って残す必要があると、国税庁の一問一答の問27-2は説明しています。
- 控えはメールの送信済みフォルダに残っていれば足りますか?
- 足りない場合があります。改ざん防止の措置と、日付・金額・取引先で探せる形が要るので、送信済みメールのままにするなら事務処理規程と索引簿を合わせて用意します。
- 検索の金額は、税込と税抜のどちらで持てばよいですか?
- 帳簿の経理の方式に合わせるのが基本です。一問一答の問51は、授受したデータに書かれた金額で持っても差し支えないとしています。社内で1つに決めて変えないことです。
- 販売管理のデータベースに残っていれば、PDFを保存しなくてもよいですか?
- 変更されるおそれがなく、合理的な方法で編集された状態のデータベースなら認められると問41は説明しています。税務調査では、実際に送った様式で出すよう求められることがあります。
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出典
- 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」(令和6年6月)問15・問27・問27-2・問41・問42・問44・問45・問49・問51(2026年10月16日確認)
- 国税庁 パンフレット「電子取引データを適切に保存できていますか?」(令和6年11月)(2026年10月16日確認)
- 国税庁 タックスアンサー No.5930「帳簿書類等の保存期間」(法人税)(2026年10月16日確認)
- 商いの帳場の計算と実験(2026年10月16日、架空の請求200件・乱数の種 20261016、請求書PDFの容量は Chromium 145 で作った架空の1枚。/sales-management-app/scripts/invoice_copy_storage.py)(2026年10月16日確認)